Gestionnaire Scolarité Inscriptions Administratives H/F - Ecole Normale Supérieure

Département ou service de la structure : COST / pôle de la scolarité

Catégorie/Corps : catégorie B

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)

Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l'École normale supérieure-PSL (ENS-PSL) est composé de trois pôles : le pôle des concours, le pôle de la scolarité et le pôle des thèses.

Le CoST organise administrativement 8 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère 2000 étudiants et 800 doctorants.

MISSION PRINCIPALE

Assurer la gestion des inscriptions administratives aux différentes formations proposées à l'ENS-PSL.

ACTIVITES PRINCIPALES

- Procéder aux inscriptions administratives des étudiants pour le diplôme de l'ENS-PSL (DENS), les masters, ainsi que les préparations à l'agrégation.
- Veiller à la conformité des dossiers et au respect des procédures en vigueur.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants dans le cadre des missions du pôle.
- Fournir des informations claires et précises concernant les démarches administratives liées aux inscriptions.
- Assurer le suivi de l'avancement des dossiers d'inscription et informer les étudiants des éventuelles pièces manquantes ou des étapes restantes.
- Classer et archiver les dossiers d'inscription conformément aux procédures mises en place.
- Apporter un appui ponctuel aux autres gestionnaires du service en fonction des besoins opérationnels.

SPECIFICITES DU POSTE (conduite de projet, encadrement, sujétions particulières, .....)

- Public en partie anglophone : Un niveau d'anglais suffisant est requis pour assurer un accueil et un accompagnement adaptés.
- Utilisation des outils numériques : Une aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des logiciels de gestion administrative est nécessaire.
- Résistance au stress : Le poste implique une charge de travail variable, notamment en période d'affluence, nécessitant une bonne gestion du stress et des priorités.

CHAMPS DES RELATIONS

Internes: élèves et étudiants, Direction des études et de la vie étudiante, services administratifs de la DGS

COMPETENCES ATTENDUES

Diplôme : Baccalauréat ou équivalent

Expérienceprofessionnelle : une expérience dans l'enseignement supérieur n'est pas obligatoire mais est un plus

Connaissances :

- Connaissance de l'enseignement supérieur
- Techniques de communication
- Pratique de l'anglais niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :

- Pratique avancée des outils informatiques pour utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe

Compétences comportementales :

- Réactivité
- Sens de la responsabilité/ confidentialité
- Sens de la rigueur
- Aisance relationnelle
- Sens de l'accueil