Vacation - Assistant Administratif et Commercial H/F - Service Public

La direction du développement et des publics (DDP) est en charge d'accueillir et de connaître les publics du Musée, de fidéliser et conquérir de nouveaux segments de visiteurs, de diversifier l'offre culturelle et de médiation, de développer les activités commerciales, le tout dans un objectif de développement de la fréquentation et des ressources propres, mais aussi de diversification des publics.

Placé sous l'autorité de la cheffe du service de l'Accueil, de la Médiation et des Evénements (SAME) au sein de la DDP, le département Locations d'Espace (DLE) a pour mission de développer l'activité locative du musée de l'Armée dans la perspective d'accroissement des ressources propres. A ce titre, le département gère l'ensemble des activités locatives tant en indoor qu'en outdoor (cours extérieures notamment) ainsi que les évènements internes au musée de l'Armée.

Sous l'autorité de la cheffe de département, vous participez activement à la gestion administrative et opérationnelle de l'activité locative de l'établissement, ainsi qu'à son développement commercial en appui à l'équipe en place.

Missions administratives:

- Gérer et envoyer le planning des réservations (pose d'option, consultation de disponibilité...);

- Contribuer à la contractualisation des manifestations(élaboration de devis et conventions);

- Effectuer le suivi administratifde l'activité en respectant les process et les outils mis en place (suivi des chronos, mise en forme, archivage des documents...) ;

- Participer au suivi administratif et comptable du Département en travaillant en étroite collaboration avec le service Ordonnancement et l'agence comptable(des points réguliers seront à planifier et à conduire) ;

- Réaliser la facturation de l'activité du Département dans le respect des procédures internes: factures d'acomptes / de soldes / de redevances, suivre et réaliser les relances;

- Contribuer au suivi financier des redevances avec les traiteurs référencés par le Musée;

- Gérer et mettre à jour les tableaux de bords de suivi d'activité du département.

Missions commerciales et opérationnelles :

- Traiter les demandes entrantes(téléphonique, mail) en soutien à l'équipe en place;

- Participer à la réalisation des manifestations qui vous seront confiées(déroulement opérationnel/logistique, fiches de production, ...) ;

- Participer aux réunions d'organisationou repérages,

- Être l'interlocuteur des organisateurs (clients, agences, services internes du Musée...) auprès des différents intervenants de l'établissement et du site des Invalides (service sécurité/surveillance, moyens généraux...);

- Réaliser, placer et retirer la signalétique d'orientation vers les espaces locatifs en amont des événements;

- Bac +2 minimum ou équivalence en commerce, gestion ou évènementiel
- Expérience souhaitée dans un poste similaire
- L'attrait pour le milieu culturel serait un plus

• Etablissement de devis
• Facturation