Dl Adjoint en Gestion de Planning H/F - 75

La direction de la Logistique aide à la pédagogie et à la vie institutionnelle. Elle assure également la fonction de pilotage dans la mise en oeuvre des politiques locales de l'établissement et se compose de 60 agents répartis sur l'ensemble des sites de l'université

Au coeur de la vie universitaire, l'adjoint en gestion de planning veille au bon fonctionnement des emplois du temps et à l'occupation des locaux d'enseignement. Il garantit que chaque cours, examen ou événement dispose d'une salle adaptée et disponible.

Ce poste est central : il est en lien permanent avec les enseignants, les composantes, les étudiants et les services de l'université.

La journée est rythmée par le traitement des demandes de réservation reçues tout au long de la journée via la boîte mail fonction partagée du service et la boîte personnelle.

Les demandes concernent notamment :

la réservation ponctuelle d'une salle pour un cours ou une réunion ;
un changement de salle ;
un besoin particulier (capacité, équipement, accessibilité).
Chaque demande implique la vérification des disponibilités dans le logiciel Pronote Campus (ex Hyperplanning), la recherche de solutions et une réponse rapide et claire aux interlocuteurs.

Gestion des urgences et des appels :

- Le téléphone fait partie intégrante du quotidien. L'agent dispose d'une ligne directe et répond également aux appels de la ligne commune du service.

Les appels portent fréquemment sur :

- Un enseignant occupant une salle sans réservation ;

- Une salle trop petite ou inadaptée ;

- Une modification de dernière minute.

- Réactivité, sens du service public et diplomatie sont essentiels.

Construction et saisie des plannings :

En parallèle de la gestion quotidienne, certaines périodes de l'année sont consacrées à la planification des activités pédagogiques :

Saisie des emplois du temps d'enseignement (semestre 1 et semestre 2),
organisation des examens (sessions principales et session de rattrapage).
Ces phases nécessitent rigueur, concentration et anticipation afin de concilier contraintes pédagogiques, disponibilités des salles et cohérence globale des plannings.