Coordinateur·trice de Proximité de la Formation Continue H/F - Université Paris Cité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE
L'UFR de médecine de la Faculté de Santé d'Université Paris Cité, issue de la fusion des UFR de
médecine Paris Centre et Paris Nord, comprend environ 1 400 enseignants-chercheurs (essentiellement
hospitalouniversitaires) et 500 BIATSS. Environ 25 000 étudiants y sont inscrits et la recherche
conduite dans ses unités de recherche représente près de 25% du potentiel de recherche de l'Inserm.
Elle est répartie sur six sites principaux : Bichat, Cochin, les Cordeliers, Necker, Saint-Louis et Villemin.
Si la création de cette UFR de Médecine unique est juridiquement validée, la conception et la mise en
place de l'organisation, la coordination des parties prenantes, l'accompagnement des agents dans
l'évolution de l'organisation restent à finaliser. Entre complexité et crise sanitaire, la structuration
unique est encore à poursuivre pour diminuer des disparités opérationnelles qui persistent. Ce poste
s'inscrit pleinement dans la mise en place d'une organisation et d'un fonctionnement cible pour optimiser, potentialiser et pérenniser la structure et fédérer les agents qui y oeuvrent au quotidien.
Cette transformation s'appuie sur le processus de dialogue social, déjà amorcé, et sur les travaux
initiés en matière d'harmonisation des processus, de partage des bonnes pratiques et de coordination
administrative. Il s'agit d'associer l'ensemble des parties prenantes dans le projet de transformation

RÉSUMÉ DU POSTE
Les besoins de management de proximité avec les équipes de la formation continue nécessitent des
cadres intermédiaires nécessaires au développement de la Formation continue et accompagnant le
management opérationnel de la formation médicale continue.
Cadre d'appui à la responsable de la formation continue, soit une équipe composée de 23/24
personnes, il/elle a pour missions principales de :
1. Gestion administrative opérationnelle pour assurer un encadrement de proximité des équipes de
la formation continue
2. Contrôle qualité de l'activité
3. Traitement opérationnel administratif et financier des actions de formations
Ce poste est en charge du pôle FQ, DPC et Capacité

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
1. Accompagnement des équipes pour la gestion opérationnelle de proximité
- Assurer un encadrement de proximité des équipes de la formation continue
- Contribuer à la formation des nouveaux arrivants, les former et les accompagner dans leur prise de
poste
- Apporter un appui méthodologique aux gestionnaires débutants ou en difficulté
- Améliorer les pratiques et les process de travail afin d'assurer un meilleur service aux usagers et
fluidifier les relations de travail avec tous les services de l'Université
- Participer à la création d'un service de formation continue commun à toute l'UFR en co- animant
des groupes de travail avec les responsables
- Participer à la formation des équipes sur les outils, les process, la règlementation et veiller au
maintien des compétences de chacun ;
- Réaliser les entretiens professionnels annuels de l'équipe en collaboration avec les objectifs fixés
par l'UFR de médecine et son responsable administratif ;

2. Contrôle qualité de l'activité et compte rendu à N+1
- Assurer et contrôler les circuits de traitement des données réalisées par les gestionnaires,
notamment dans les actes de facturation avec toutes les informations permettant le recouvrement
d'une recette de formation continue
- Participer à la réflexion sur le développement de l'offre de formation continue (diplômes
universitaires, formations qualifiantes)
- Veiller à une communication interne et externe de bonne qualité auprès des usagers, des équipes
pédagogiques et des autres
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue ;
services de l'Université
- Assurer la mise en place progressive de nouvelles pratiques et méthodes de travail autour de la
démarche qualité et en être le référent pour l'UFR de Médecine

3. Traitement administratif et financier des actions de formations
- Traiter les urgences des équipes pédagogiques (autour de 300 formations et une centaine de
formations qualifiantes FQ)
- Reprendre un portefeuille de gestion pendant une vacance de poste, assurer la continuité de service
public

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Réglementation de la formation professionnelle continue
- Bureautique (office) + Bonne connaissance d'EXCEL
- Procédures de contractualisations des conventions de formation professionnelle
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Connaissance des concepts et méthodes du management de la qualité
- Connaissance générale des règles et techniques de la comptabilité

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Capacités managériales avérées : encadrer, diriger, animer, mobiliser, entrainer les équipes
- Accompagner les équipes à l'évolution des pratiques, au changement
- Évaluer des compétences et détecter des potentiels
- Analyser les besoins d'évolution des pratiques et des situations professionnelles
- Traduire des objectifs de formation en contenus et en méthodes pédagogiques
- Evaluer les résultats et effets d'un dispositif de formation continue
- Savoir rendre compte de son activité de manière synthétique
- Savoir prendre des décisions au bon niveau
- S'exprimer de façon claire et concise à l'écrit et à l'oral

Savoir-être - Compétences comportementales
- Autonomie
- Capacité d'adaptation
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Créativité / sens de l'innovation
- Sens relationnel / capacités d'écoute et de communication
- Sens de l'organisation et des priorités
- Grande réactivité et disponibilité
- Discrétion et devoir de réserve

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
Niveau III - Bac +2 DUT BTS ou diplôme équivalent

• Capacité d'écoute