Esps Gestionnaire de Scolarité H/F - Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

Le Département de science politique de la Sorbonne qui est l'une des composantes de l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a été créé il y a 50 ans. Il accueille aujourd'hui quelques 1500 étudiant-e-s. Plus de 50 enseignant-e-s chercheur-e-s, attaché-e-s temporaires d'enseignement et de recherche et doctorant-e-s contractuel-le-s en mission d'enseignement et 80 intervenant-e-s travaillant dans les métiers de la science politique assurent ses enseignements. Ce Département a en son sein la seule Ecole doctorale de science politique en France. Il est associé à deux laboratoires de recherche labélisés CNRS, que sont le Centre européen de sociologie et de science politique (CESSP) et l'Institut des mondes africains (IMAF). Il propose une licence, quatre doubles-licences et trois Masters de science politique, en formation initiale et en formation continue, constitués de très nombreux parcours et options. Il dispose de deux filières délocalisées au Caire (Egypte) et à Fès (Maroc). 75 accords avec des universités étrangères permettent à ses étudiant-e-s de bénéficier d'une mobilité internationale.

Mission principale:

Gérer la scolarité des 5 programmes :

- Organiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),

- Assurer le bon déroulement des enseignements: suivi des semestres d'enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s, suivi des étudiants en échange à l'étranger

- Organiser les 3 séquences d'examens: collecte et reprographie des sujets d'examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants

- Contrôler la délivrance des diplômes:assurer l'organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement des études (RE)

- Contrôler la légalité des procédures mises en oeuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes ...)

Organiser les campagnes de candidatures

- Accueillir et informer les candidats

- Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandés

- Organiser les commissions pédagogiques d'admission

- Traiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat

- Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu'à leur inscription pédagogique

Gestion des stages :

- Conseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)

- Remontée des déclarations nominatives et statistiques

Maquettage et modélisation des diplômes :

- Vérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

Compétences requises ou souhaitées:

- Savoir utiliser les logiciels APOGEE, E-Candidat, IPWEB et PSTAGE

- Savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird

- Savoir rédiger

- Accueillir le public et être à son écoute

- Connaître l'organisation de la composante et ses activités, ainsi que l'organisation de l'université

- Connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, et programme Erasmus

- Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise

- Savoir s'impliquer dans un travail de groupe

- Savoir être organisé, et méthodique

- Ponctualité, disponibilité

• Word
• Capacité d'écoute
• Thunderbird