Secrétaire du Service Social - Hegp H/F - AP-HP

MétierSocio-éducatif - Autres métiersType de contratTitulaire ou CDDRémunérationRémunération valorisée en fonction des grilles salariales de la fonction publique hospitalière. Service d'affectationDirection Qualité, Gestion des Risques et Relations usagersPrésentation du serviceCDD - Secrétaire du service social à l'HEGPPRESENTATION DE L'EQUIPE DE SERVICE SOCIAL AUX PATIENTS DE L'HEGP :1 responsable du service social aux patients de l'HEGP20 assistant.e.s socio-éducatif.ve.s4 secrétaires de service socialLIAISONS HIERARCHIQUES :Directrice de la qualité APHP-CUP : Mme FINKELSTEIN PascaleCoordinatrice SSH APHP-CUP (N+2) : poste vacantResponsable du service social de l'HEGP (N+1) : Mme DRION JessieLIAISONS FONCTIONNELLES :Les assistant(e)s de service social et les secrétaires de l'équipeLes équipes médicales et paramédicales des servicesLes services administratifs intra (Frais de séjour, admissions, traitements externes...)Les services sociaux, structures sanitaires et sociales extrahospitalièresVos missionsMission générale :La secrétaire de service social participe aux missions du service public hospitalier en tant que membre de l'équipe pluridisciplinaire et de ce fait à l'élaboration, la mise en oeuvre et l'évaluation du projet de service.Missions permanentes :Accueil téléphonique et physique des malades, de leur entourage et orientation vers les personnes concernées.Prise et transmission des messages.Prise de contact avec différents organismes (mutuelles, établissements, ...).Prendre les appels téléphoniques des assistant(e)s de service social absent(e)s ou en RDV. En cas d'absence, filtrer les appels et transmissions à l'assistant(e) de service social de remplacement.Ouverture administrative des Dossiers sociaux (CDR, recherches de patients, transmissions Orbis) et inscription des transmissions au dossier social informatisé.Suivi de tableaux de bord sur Via Trajectoire, relances auprès des établissements, surveillance des recherches en cours et annulations en collaboration avec l'assistant socio-éducatif.Frappe de courriers, frappe de rapports sociaux et autres documents.Photocopies, envoi de courriers, envoi de fax, scan de documents et envoi aux assistant(e)s de service social ou aux organismes partenaires.Recherches d'informations de tout ordre (internet, recherches mutuelles, législations, ...).Aide à la constitution des dossiers aide sociale, A.P.A., PUMA, CSS, AME, MDPH, etc...Demande par courrier ou téléphone de diverses pièces administratives (ex : acte naissance, avis d'imposition, etc...)Saisie des actes effectués et scan de documents dans ORBISMissions ponctuelles :Participation aux réunions du Service Social, réservation de salles de réunion, envoi avis de réunion et prise de notes pour les relevés de décisionsRemplacement des collègues secrétaires en congés Suivi des demandes de protection juridique : tableau mis à jour et relances auprès des Tribunaux Judiciaires et de proximité en lien avec ASETraitement des archives sociales en lien avec la responsable du service social et une autre secrétaire socialeSaisie de congés dans Gestime (suppléant)Statistiques secrétariat social et PMSICommandes de fournitures, tampons encreurs, masques, gel hydro alcoolique.Réception des documents à transmettre aux Assistants Sociaux. Sous couvert du cadre.Participation à la démarche qualité de l'Etablissement.Organisation des remplacements d'absences inopinées des ASE en lien avec la cadre du service.Participation aux groupes de travail proposés au sein de l'HEGP, HUPO, APHP, ...Missions spécifiques :Mise en place du protocole de suivi des demandes de protection juridique faites par le service social de Corentin Celton en lien avec les assistantes sociales, la secrétaire et l'encadrement de proximité.Moyens mis à disposition :Téléphone, fax, imprimante, photocopieur, ordinateur, scanner.Logiciels : Via Trajectoire, Orbis, SAP, CDR, Outlook, Word, Excel, Power point, InternetProfil recherchéPRE-REQUIS - DIPLOMES Formation en secrétariat et gestion administrative. Savoir organiser et prioriser les activités de secrétariat mais aussi s'adapter aux situations en prenant des initiatives pour accueillir et orienter les divers interlocuteurs. Recevoir, collecter, traiter et transmettre l'information en respectant son champ de compétence, le secret professionnel et les règles de confidentialité. Parfaite maîtrise de la bureautique (connaissance minimum de trois logiciels : Word et Excel ; Powerpoint).Connaissance des logiciels Orbis et Via Trajectoire / Utiliser et maîtriser les techniques de communication.Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, dossiers, rapports, compte-rendu, projet de service, rapport d'activité...).Travailler en équipe Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailTravail en temps plein à 100% amplitude du lundi au vendredi (9h-16h30 ou 9h30-17h)TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HPAvantages :Possibilité de logement à loyer attractifValorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé...)Places en crèche disponiblesSelf, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances...)Remboursement à 75% du titre de transportPlateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe...), salle de repos en libre accèsPossibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHURèglement intérieur de l'APHP :Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.Risques professionnels liés à l'activité : Risques ergonomiques liés à l'écran cathodique et risques de troubles musculosquelettiques.Mesures de prévention prises face à ces risques :Surveillance médicale ophtalmologiqueUtilisation de matériels ergonomiquesDescription de l'hôpitalSitué à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.Référence de l'offre2026-20356

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