Dgefp - Chargé de Mission Coordination du Pôle Secrétariat de la Sous-Direction H/F - 75

Les secrétariats, rattachés à la sous-directrice des politiques de formation et du contrôle, se composent de 3 secrétaires/assistant(e)s constitués de 2 agents de catégories B et 1 agent de catégorie C.

Vous partagez les valeurs du service public et de l'intérêt général ? Vous souhaitez développer vos compétences et partager nos défis ? Rejoignez-nous !

Auprès de la sous-directrice et son adjoint, vous aurez en charge le pilotage du pôle secrétariat de la sous-direction politiques de formation et du contrôle. A ce titre, vous aurez en charge les activités suivantes :

Pilotage des activités des secrétaires
- structurer, coordonner et superviser les activités des secrétaires de mission et de l'assistante de sous-direction
- harmoniser les pratiques administratives et documentaires, mettre en place des process,
- définir, diffuser et suivre les procédures communes, les formaliser et les mettre à jour,
- réorganiser, créer un pôle secrétariat,
- répartir les charges de travail et animer la communauté des secrétaires,
- participer aux réunions du réseau des assistantes organisées par la MRHAG.

Appui administratif et coordination transversale
- assurer le rôle de référent administratif,
- veiller à la cohérence des productions administratives,
- suivre les échéanciers et la circulation de l'information, améliorer le circuit par des règles de fonctionnement,
- conseiller et superviser l'archivage des documents papier et le classement du serveur numérique partagé.

Appui au management de la sous-direction
- contribuer à l'organisation interne, coordonner et suivre l'activité de la sous-directrice et adjoint,
- appui administratif transversal,
- participer aux réunions SDPFC et réunions des correspondants
- préparer synthèses, comptes rendus,
- piloter les productions transversales,
- lien avec la directrice de cabinet sur les commandes