Assistant de Direction Delcom H/F - 75

La déléguée à la communication est assistée de trois adjoints, en charge respectivement du périmètre ministériel de l'éducation nationale et de la jeunesse et des sports, en charge de l'enseignement supérieur, de la recherche et enfin en charge de la communication numérique.

EFFECTIFS DE LA STRUCTURE : A : 88 B : 4 C :Le poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels.

La délégation à la communication recherche un assistant de direction. Il travaillera directement avec la déléguée et sera en étroite relation avec les adjoints de la déléguée, les chargés de mission, les chefs de bureau de la délégation, la responsable des services financiers, l'UGARH, les responsables de projets, les membres des cabinets des ministres, les interlocuteurs des autres directions, ministères et services du Premier Ministre. Il sera rattaché au Pôle Affaires générales de la DELCOM en cours de création.

Parmi les principales missions et activités du poste :

- Assister la déléguée dans l'organisation quotidienne de son travail

- Organiser et gérer l'agenda de la déléguée et l'agenda de ses adjoints

- Organiser, préparer les réunions auxquelles assiste la déléguée, réservation des salles pour les réunions

- Actualiser le document « agenda partagé »

- Assurer l'accueil physique et téléphonique (accueil, filtrage, orientation)

- Réceptionner, diffuser, et gérer le courrier entrant et sortant de la délégation, suivi du courrier dans l'application Elise

- Rédiger et relire les courriers mis à la signature de la déléguée, mise en forme et valorisation des supports écrits

- Aider les agents dans l'organisation de leur déplacement et saisir des ordres de missions et états de frais dans le logiciel CHORUS -DT

- Contribuer à certains dossiers attribués au Pôle AG qui peuvent concerner le domaine RH ou budgétaire comme par exemple: l'organisation de l'accueil des stagiaires et le suivi du déroulement du programme qui aura été fixé.

- Apporter de l'aide ponctuelle dans certaines tâches de gestion auprès des chefs de bureau et chargés de mission

- Planifier les permanences durant le week-end entre les cadres de la délégation

- Gérer le tableau des congés des cadres de la délégation

- Faire du classement et archivage

- Gérer une base de courriers / procédures types