Documentaliste - Chargé de Suivi de Projet en Gestion Documentaire H/F - 75

Le département de l'information administrative multicanal (DIAM) conçoit, rédige, actualise et organise l'information administrative destinée aux usagers - particuliers, associations ou professionnels.
Même si les sites et les rédactions dédiées diffèrent selon les publics (particuliers / professionnels), les internautes circulent librement d'un site à l'autre.

Le département produit des contenus destinés à :

- service-public.gouv.fr
- entreprendre.service-public.gouv.fr,
- ainsi qu'à des sites publics partenaires.

Ces contenus sont également diffusés en open data.

Le DIAM a pour missions :

- De sécuriser juridiquement les contenus en s'appuyant sur les experts métiers des ministères et organismes ;
- De garantir une approche pédagogique, un langage clair, simple et compréhensible par tous ;
- D'améliorer en continu la pertinence pratique de l'information grâce à l'exploitation des retours usagers et des tests utilisateurs.

Dans une démarche d'accessibilité accrue, le DIAM développe également divers modes d'accès à l'information : vidéos, infographies, simulateurs de calcul ou de situation, etc.Ce poste s'inscrit dans un environnement stratégique. Il vise en particulier à maintenir l'exigence de qualité et de fiabilité des contenus de l'annuaire afin de répondre aux besoins des usagers.

Le(La) titulaire du poste est placé(e) sous l'autorité de la responsable de la section «Annuaire de l'administration et des services publics».

À ce titre, il(elle) assure prioritairement l'actualisation et l'évolution des données institutionnelles de l'annuaire: coordonnées des institutions, leur organisation, leurs principaux responsables.

Les activités seront principalement les suivantes:

1. Conduire une recherche documentaire :

- Faire une lecture experte et sélectionner des textes officiels (principalement Journal officiel) susceptibles d'impacter les données de l'Annuaire: textes d'organisation, délégations de signature, nomination, en s'assurant de leur exhaustivité;
- Rechercher les informations complémentaires sur Légifrance, les sites publics et auprès des contacts dans les administrations.
- Référencer dans des tableaux Excel le nombre de nominations, de textes d'organisation, de délégations de signature et vacances d'emplois...
- Suivre l'actualité, lire les Bulletins officiels et la presse.

2. Traitement des textes de nomination:

- Suivre la mise à jour des textes de nomination: vérification et validation des données traitées par le partenaire. Informer le prestataire des erreurs éventuelles et faire les corrections manquantes...
- Discussions avec les prestataires sur la surveillance de la charte annuaire et les erreurs et informations non transmises.
- Reprendre les nominations en cas de non-possibilité du prestataire de le faire.
- Transcrire ces textes en informations calibrées pour l'annuaire dans le respect de la charte éditoriale et intégrer ces informations dans la base de données.

3. Traitement des organigrammes:

- Réorganiser la base et intégrer les mises à jour à effectuer pour donner suite à des réorganisations de services d'après la charte éditoriale.
- Rechercher des informations concernant les services liés aux organigrammes sur les sites publics, contacts (administrations, partenaires) ou autres textes réglementaires.

4. Relation avec l'administration, sous-traitants, partenaires et usagers.

- Coordonner, suivre les échanges avec les sous-traitants ou partenaires et avec les administrations
- Répondre et traiter les messages des usagers et des administrations (boîte annuaire de service-public.gouv.fr) à travers la messagerie de service-public.gouv.fr(fiches locales et institutionnelles) et effectuer les mises à jour sur la base de données institutionnelle.
- Coordonner les échanges avec un ou plusieurs partenaires. Être l'interlocuteur(trice) de référence de ce(s) partenaire(s).