Assistant de Direction Bdc H/F - 75

Le Bureau des Cabinets :

Structure d'appui au fonctionnement des cabinets ministériels. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes, Avenue de France). Ses missions couvrent notamment :

la gestion des correspondances officielles ;
le suivi des publications réglementaires ;
le traitement des questions parlementaires ;
l'attribution des distinctions honorifiques ;
la gestion des ressources humaines des cabinets et du bureau des cabinets ;
la logistique des cabinets et du bureau des cabinets (intendance, informatique, accueil, chauffeurs, etc.).
Il participe également aux travaux interministériels liés à la dématérialisation.Assurer, en coordination avec les différents secrétariats du cabinet de la Ministre des Sports, de la Jeunesse et de la Vie Associative, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, et contribuer au bon déroulement de leurs activités.

Activités principales:

· Gérer quotidiennement les agendas et les prises de rendez-vous.

· Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et personnalités,

· Gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.

· Assurer l'interface avec les autres secrétariats de la structure.

· Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en évaluant leur niveau d'urgence.

· Suivre les notes soumises au visa de la direction de cabinet avant transmission à la ministre.

· Relire et vérifier l'ensemble des courriers émis, corriger les erreurs de forme (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.

· Rédiger certaines correspondances types (notamment lettres de remerciements à la suite d'envois de livres ou d'invitations).

· Organiser les réunions : envoi des convocations, réservation des salles, mise à jour du fichier de suivi électronique, transmission aux conseillers concernés.

· Participer au classement, à l'archivage et à la traçabilité des documents.