Assistante Administrative - Assistant Administratif Polyvalent au Cabinet H/F - 75

Le cabinet est organisé en un pôle « Secrétariat-Protocole » et deux bureaux fonctionnels : le bureau « Organisation-Événements » et le bureau « Fonctionnement et Moyens », dont les missions sont principalement des activités d'organisation et de fonctionnement budgétaire et logistique.

Le bureau « Fonctionnement et Moyens » est organisé en trois pôles : administratif, technique et cafétéria, dans les lesquels travaillent 10 agents. Il recouvre toutes les prestations de fonctionnement courant du Conseil d'État, de l'organisation des assemblées générales au suivi du budget du cabinet, de la logistique à la gestion des marchés publics du cabinet (restauration, courrier, standard, reprographie, véhicules, fournitures spécifiques et fournitures de bureau).Votre environnement professionnel

Le pôle administratif et technique du bureau fonctionnement et moyens est composé de 7 agents. Il est chargé de coordonner et réaliser les activités liées au fonctionnement du Conseil d'Etat.

Votre encadrement

N+1 : Cheffe du bureau fonctionnement et moyens

N+2 : Cheffe de cabinet

Vos missions

Sous l'autorité de la cheffe de bureau et de son adjointe, vous assurez les missions suivantes: le suivi financier, la préparation des séances d'assemblée générale et de commission permanente, la gestion des demandes de déplacement et de transport :

1/ Gérer les prestations financières: en binôme, vous assurez l'exécution des dépenses (création des tiers fournisseurs, engagement juridique, service fait, demande de paiement dans les meilleurs délais) pour le compte du cabinet en utilisant le progiciel Chorus (Chorus formulaires et Chorus coeur) ; vous effectuez ces opérations dans le respect des réglementations en vigueur et effectuez un contrôle de régularité et de complétude systématique préalable; vous veillez au respect en continu de la qualité comptable en traitant les anomalies et saisissant les interlocuteurs en vue de la résolution et des relances ; vous mettez à jour et fiabilisez les tableaux de suivi, vous réalisez les extractions Chorus nécessaires, vous participez aux travaux de fin de gestion et vous procédez à l'archivage.

2/ Préparer les séances d'assemblée générale et de commission permanente: vous préparez les séances par l'actualisation des prévisions et ordre du jour, l'envoi des convocations et le suivi du quorum sur la base des compositions tenue à jour ; vous assurez la veille de la messagerie dédiée; vous prenez en charge la préparation de la salle et l'accueil physique des personnes (membres du Conseil d'Etat, stagiaires) ; vous réalisez l'enregistrement, le découpage et l'archivage des débats audio; vous mettez à jour les tableaux de suivi.

3/ Traiter les demandes de déplacement et de transport: vous gérez les demandes, vous commandez et suivez les courses de taxis et coursiers par Chorus DT, vous assurez les échanges et le traitement administratif des déplacements temporaires en juridictions administratives en France ou à l'étranger, vous mettez à jour et fiabilisez les tableaux de suivi et procédures.

Vous pourrez collaborer aux autres activités du bureau, où une polyvalence sur les tâches réalisées est attendue, de manière occasionnelle: participer à la mission courrier, à la numérisation, gérer les fournitures, réaliser des inventaires et suivre les stocks; vous gérez collectivement les urgences et les priorités.

Conditions particulières d'exercice

- Activité plus soutenue à certaines périodes (initialisation et clôture d'exercice comptable) ;

- Temps de travail à temps complet.