Agente Polyvalente - Agent Polyvalent au Cabinet H/F - 75

Votre environnement professionnel

Le pôle administratif et technique du bureau fonctionnement et moyens est composé de 7 agents. Il est chargé de coordonner et réaliser les activités liées au fonctionnement du Conseil d'Etat.

Votre encadrement

N+1 : Cheffe du bureau fonctionnement et moyens

N+2 : Cheffe de cabinet

Vos missions

Sous l'autorité de la cheffe de bureau et de son adjointe, vous assurez la gestion du courrier et des navettes, les activités de logistique, les travaux de reprographie et le suivi des stocks :

1/ Gérer le courrier : réceptionner, trier et distribuer le courrier interne et externe; affranchir et expédier les courriers simples ou spéciaux et les colis; préparer et réceptionner les navettes de courrier entre les différents siteset liaison avec le centre de formation de la juridiction administrative; identifier, préparer et numériser les courriers dans l'application de gestion électronique des documents (ELISE); veiller à la maintenance des équipements, signaler les dysfonctionnements et gérer le dépannage; assurer la confidentialité des courriers, gérer les urgences et les priorités.

2/ Elaborer les commandes et distribuer des fournitures, suivre les stocks : préparer les commandes, réceptionner et vérifier la conformité des livraisons, alimenter les copieurs en papier, réapprovisionner les salles et les services en fournitures, stocker et assurer un suivi pour éviter toute rupture ou surstock; réaliser des inventaires.

3/ Assurer un renfort administratif: mettre à jour les dossiers sur le réseau et l'archivage; assurer la veille de la boîte fonctionnelle, traiter les demandes et trier les messages, maintenir un bon niveau de communication avec les services et prestataires; rédiger des fiches de procédure, mettre à jour les tableaux de suivi. Une pratique de Chorus et la production de graphiques avec statistiques seraient un plus.

4/ Selon les besoins, réaliser des travaux de reprographie : utiliser le logiciel approprié à la reproduction, effectuer l'impression, assurer les finitions et contrôler la conformité par autocontrôle ; surveiller le bon fonctionnement du matériel ; suivre le stock et les conditions de conservation des différents papiers ; le cas échéant, travailler en lien avec des prestataires extérieurs.

Vous pourrez collaborer aux autres activités du bureau, où une polyvalence sur les tâches réalisées est attendue, et occasionnellement accompagner les prestataires extérieurs, récupérer des commandes chez les fournisseurs à proximité.

Conditions particulières d'exercice :

- Station debout prolongée avec des déplacements par escaliers et ascenseur, manutention de charges ;

- Utilisation de matériels électriques bruyants ;

- Temps de travail à temps complet de 36h40 par semaine ;

-pas de télétravail.