Assistante de Direction H/F - 75

Viparis est l'opérateur de 12 lieux événementiels majeurs situés en région Ile-de-France, avec plus de 10 millions de visiteurs et 800 événements professionnels et grands publics accueillis chaque année.

Viparis, en tant que leader européen de l'accueil de salon et congrès, s'attache à accueillir le monde au coeur de Paris.

Au-delà de sites d'exposition ou de salons, Viparis transforme ses sites en véritables lieux de vie, avec toutes les installations nécessaires.Nous recherchons, en CDI, au Palais des Congrès de Paris, un(e) :

ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F/NB

Missions : Vous aurez en charge la gestion et l'organisation administrative du Directeur(trice) auquel vous serez rattaché(e).

Vos principales missions seront de :

- Prendre en charge les tâches administratives relatives à l'activité d'un à plusieurs Directeur(trice)s : réalisation et/ou mise en forme des documents : présentations, courriers, tableaux de reportings, saisie et conformité des notes de frais de la direction...
- Gestion des agendas du/des Directeur(trice)s,
- Organiser la logistique des rendez-vous, réunions, séminaires, déplacements pour la direction (calendrier, réservation des salles, repas, transport, commandes et dépenses s'y rapportant etc.),
- Participer à de la gestion opérationnelle de différents départements tel que Juridique, Commercial ou autres (permanences, tableau de suivi, facturation...)
- Assurer un suivi hebdomadaire à hauteur de 25% du temps effectif sur le département Spectacles (courriers, rendez-vous, facturation, comptes-rendus...)
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages,
- Rédiger et mettre en forme les documents (courriers, comptes rendus...),
- Effectuer le classement et l'archivage,
- Effectuer les tâches administratives inhérentes à la fonction et se conformer aux process de l'entreprise,
- Etablir les permanences COMEX et astreintes téléphoniques, mettre en forme et diffuser les comptes-rendus de ces permanences.

Les missions précitées ne sont pas exhaustives, peuvent dépendre des spécificités du site ou du département sur lequel le/la collaborateur(trice) est affect(e) et restent évolutives.