Adjoint au Responsable du Pôle Cabinet - Affaires Générales Sg Pcag H/F - 75

Le cabinet du secrétaire général rassemble dans une structure unique toutes les fonctions transversales nécessaires au bon fonctionnement du service. Il assure à la fois un rôle de coordination, d'organisation et de sécurisation et remplit aussi une mission d'animation, de facilitation et d'appui. Le cabinet a vocation à suivre, instruire ou piloter certains dossiers spécifiques notamment des sujets transversaux et/ou sensibles en fonction de l'actualité et de l'agenda. Il assure un rôle névralgique d'ensemblier et d'interface entre le secrétariat général, les directions et services et les cabinets. Il traite plus de 6000 demandes et saisines diverses provenant de l'administration centrale, des services déconcentrés et d'institutions et partenaires interministériels chaque année.Vous êtes chargé(e) d'assurer la coordination et l'organisation d'instances stratégiques, d'appuyer la coordination administrative et de contribuer à la cohérence et à l'efficacité de l'action du secrétariat général en matière de communication. À ce titre, vous participez à la gestion administrative et budgétaire de l'équipe d'appui, que vous contribuez à structurer et à consolider. Vous assurez diverses tâches de coordination et de suivi, en responsabilité, notamment :

· Le développement et le renforcement de la visibilité et de la lisibilité de l'action du secrétariat général

· La préparation et le suivi de réunions récurrentes ou séminaires ponctuelset l'organisation de déplacements : instances stratégiques des ministères, réunions interministérielles, réunions internes à l'équipe du secrétaire général composée de 45 personnes

· Le traitement de la correspondance du secrétariat général: rédaction, préparation et gestion de réponses, etc.

· Le suivi et la prise en charge des demandes diverses du secrétaire général et de son adjointe

Parmi vos responsabilités figurent :

· Le pilotage du processus de préparation et d'organisation des réunions de recteurs, incluant la coordination des contributions des services, la consolidation des éléments, la préparation des projets d'ordres du jour à destination des cabinets et la transmission des dossiers associés en collaboration avec les directions.

· Le suivi de la consommation de la dotation annuelle et de la maîtrise des moyens de fonctionnement de l'équipe d'appui du secrétaire général ainsi que la poursuite du travail de fiabilisation et la préparation du dialogue de gestion entre le SAAM et la cheffe de service.

· Le développement de la communication interne et externe : consolider le parcours d'arrivée de nouveaux collaborateurs à l'équipe d'appui, identifier le catalogue des prestations de communication et le faire connaitre.

· La coordination de courriers et la préparation de réponses aux saisines diverses.

· L'élaboration d'éléments de langage et de messages pour les interventions du secrétaire général et/ou de son adjointe.

Vous apportez un appui opérationnel et logistique au secrétaire général, à son adjointe et à son équipe.

Vous assurez l'intérim du responsable du pôle.

Environnement de travail

Vous travaillez en étroite collaboration avec un large périmètre d'acteurs. Vous soutenez le fonctionnement quotidien du pôle cabinet en fonction des objectifs et des priorités fixées. Vous pouvez être amené(e) à piloter des dossiers ponctuels ou récurrents à caractère transversal, de manière autonome.