Secrétaire du Pôle de Médecine de Prévention H/F - 75

La direction des ressources humaines est composée de 22 agents et organisée autour de 5 pôles (affaires générales, pilotage de la masse salariale, gestion des personnels et qualité de vie au travail, accompagnement professionnel, médecine de prévention).Le pôle de médecine de Prévention du Collège de France a pour mission de promouvoir la santé du personnel. Cette mission s'articule autour de deux axes principaux: la surveillance médicale et la prévention individuelle et collective.

Placé.e sous l'autorité hiérarchique du médecin du travail, vous veillerez au bon fonctionnement du service médical, notamment la gestion administrative des données des personnels et contribuerez à la délivrance des renseignements d'ordre général.

Activités principales
- Accueil physique et téléphonique des agents des services

- Donner les renseignements ou les rendez-vous

- Planifier les visites médicales, envoyer les convocations (logiciel KITRY)

- Taper les rapports et courriers administratifs et les transmettre aux destinataires

- Assurer la gestion de la partie administrative des dossiers médicaux des personnels (KITRY)

- Enregistrer les courriers (arrivée et départ)

- Assurer le suivi du fonctionnement du service médical (concernant les fournitures, la maintenance des équipements, la documentation)

Compétences opérationnelles
- Maitrise des techniques de secrétariat

- Maitrise des outilsinformatiques: logiciels Word, Excel, PowerPoint, messagerie, KITRY

- Anglais

Compétences comportementales
- Respect du secret médical

- Sens de l'organisation, rigueur, esprit d'équipe et discrétion.

- Sens relationnel