Assistant à la Mission Ville Régionale H/F - 75

Votre environnement professionnel

· Activités du service

La Mission ville régionale, au sein de la Préfecture de la région d'Ile-de-France au Secrétariat général aux politiques publiques, est chargée du pilotage régional de la politique de la ville, de la programmation des crédits du BOP 147, de la mobilisation des moyens de droit commun, de l'animation régionale des acteurs de la politique de la ville et de l'organisation de l'évaluation de la mise en oeuvre des axes prioritaires d'intervention de cette politique (culture, santé, éducation, emploi, insertion, etc.).

· Composition et effectifs du service

8 agents :

- 5 A (chef de la mission, adjoint (e) au chef de la mission, 3 chef(fe)s de projets)

- 2 B (gestionnaires des crédits)

- 1 C (assistante)

· Liaisons hiérarchiques

Préfète, Secrétaire générale aux politiques publiques

· Liaisons fonctionnelles

Préfectures de département, Réseaux associatifs, Rectorats, ARS IDF, DRIEETS, France Travail, DRAC, DRAJES, CRPV, ANCT, etc.Votre activités principales

Secrétariat de la Mission ville et appui administratif et logistique aux trois chefs de projets thématiques:
· suivi des agendas de l'équipe: gestion des rendez-vous et organisation des réunions (réservation de salle, création de visioconférence, rédaction et envoi de courriels d'invitation, etc.);

· participation à l'organisation des déjeuners des Préfets délégués pour l'égalité des chances (PDEC) et des événements organisés par la Mission ville régionale (logistique, accueil, invitations, relances, etc.);

· suivi des courriers et des parapheurs, impression, scan et classement;

· suivi de la boîte fonctionnelle de la Mission ville régionale (veille, identification des messages importants, information de l'agent concerné, etc.);

· actualisation ou création de fichiers de contacts (services politique de la ville, délégués du Préfet, PDEC et leurs secrétariats) et contacts téléphoniques avec les réseaux «politiques de la ville» (services de l'Etat, associations);

· taches rédactionnelles de base: par exemple, mise en forme de documents administratifs (courriers, notes), premier niveau de vérification sur certains documents, etc.

Préparation des dossiers du Préfet de région et de la Préfète, Secrétaire générale aux politiques publiques, relevant des attributions de la Mission ville régionale: constitution du dossier papier et numérique, impressions, classement et archivage sur le réseau, etc.

Aide administrative dans le cadre du suivi des formations aux Valeurs de la République et laïcité (saisie et vérification des sessions de formation sur l'outil de gestion national des formations - AGATE)

Compétences Relationnelles

- Savoir travailler en équipe

- Savoir alerter et rendre compte

- Savoir assurer un accueil courtois et faire preuve de qualité d'écoute

- Savoir écouter et répondre aux demandes des agents de la Mission ville

Compétences organisationnelles

- Savoir organiser ses tâches en fonction de la charge de travail et des échéances

- Savoir collecter, classer et archiver des documents et dossier techniques ou administratifs

- Savoir mettre en oeuvre les procédures

- Savoir renseigner les agents et/ou les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Compétences techniques

- Savoir utiliser la bureautique, les outils informatiques et les logiciels métier du domaine d'activité (Word, Excel, Powerpoint, outils de réservation de salle et de visioconférences, agenda et messagerie)

- Savoir renseigner des documents de suivi et tableau de bord

- Savoir gérer et suivre les stocks de fournitures

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Disponibilité, réactivité, polyvalence du poste, gestion des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.)

Durée attendue sur le poste : 6 mois