CDI Chargé·e de Gestion et d'Administration H/F - 75

En étroite collaboration avec la direction et le bureau de l'association, et de manière occasionnelle avec le cabinet comptable, vous vous occuperez de l'ensemble des aspects organisationnels et administratifs qui rythment la vie de la structure.

$Effectuer la gestion RH via notre outil SIRH Lucca et le Chèque Emploi Associatif
Gérer les besoins RH de l'équipe (demande de congés & absences, fiches de temps, frais de transport, notes de frais, arrêts maladie...)
Produire, envoyer et référencer les fiches de paie
Gérer les outils d'onboarding et outboarding (établissement des dossiers administratifs, suivi mails des salarié-es, production des documents de fin de contrat...)

$Participer à tenir à jour la comptabilité
Référencer les documents (factures, bulletins d'adhésion, notes de frais, fiches de paie, conventions de stage...) et gérer les dossiers
Préparer le référencement des fiches de paie et les versements associés dans le fichier Excel de la comptabilité de l'association
Envoyer les fiches de paie d'alternant-es sur le portail Sylaé et suivre les remboursements
Suivre les comptes et la bonne tenue des pièces comptables

$Gérer les adhésions et la facturation des membres et relances
Contacter les membres de l'association pour organiser le paiement de leur cotisation d'adhésion
Tenir à jour le fichier des cotisations et effectuer les relances
Éditer et envoyer les appels de fonds liés à l'activité de la structure (sur la base des canevas déjà existants)
Éditer les conventions de partenariat selon les canevas existants et effectuer la facturation (directement ou via Chorus Pro)

$Organiser les recrutements de stagiaires et d'alternant-es
Poster les annonces de recrutement de stage et d'alternance et entretenir le lien avec les établissements partenaires
Recenser les candidatures et les mettre à disposition de l'équipe technique
Suivre le processus de recrutement (échanges de mails) depuis la candidature jusqu'à la validation
Organiser le passage des entretiens (qui seront effectués par les membres techniciens de l'équipe)
Organiser la mise en place de la convention et des autres documents administratifs pour les stages et les alternances

$Gérer les boîtes mails et les prises de contacts
Suivre les boites mails génériques de l'association, les ranger et s'assurer que toutes les demandes ont été traitées (en collaboration avec les membres techniques de l'équipe)
Rédiger des mails et documents à la demande de la présidence et/ou des responsables de pôles et en assurer l'envoi
Archiver et organiser le bon rangement afin d'en faciliter la gestion quotidienne

$Suivre l'évolution de la structure
Faire évoluer les formats de documents existants pour les tenir à jour de la réglementation, du fonctionnement de l'asso, les faire gagner en efficacité, etc
Contribuer à l'organisation et à la production des documents liés aux moments rythmant la vie de l'association : assemblées générales, conseils d'administration, etc

$Gérer les stocks et les achats
Tenir à jour le fichier du matériel de l'association
Passer les commandes et gérer les factures correspondantes
S'assurer des paiements et de la bonne transmission des pièces inhérentes au service comptable
Gérer les stocks et les commandes de consommables (café, thé, fournitures de bureau...)