Dgt-Sabine - Secrétaire-Assistant H/F - 75

Le service se compose de deux sous-directions :

* Relations et partenariats économiques (REP) organisée en trois bureaux « géographiques » ainsi que d'un bureau dédié à l'attractivité de notre pays et à la French Tech :

- Bureau « Méditerranée et Proche-Orient » (REP 1) ;

- Bureau « Moyen-Orient, Turquie, Communauté des Etats indépendants (CEI) et Balkans » (REP 2)

- Bureau « Amériques, Asie et Océanie » (REP 3) ;

- Bureau « Attractivité des investissements » (ATTRACT).

* Financement international des entreprises et soutien du commerce extérieur (FININTER) organisée en quatre bureaux « sectoriels » dédiés au soutien aux exportations nationales et aux investissements en France :

- Bureau « Crédits exports et garanties à l'international » (FININTER 1) ;

- Bureau « Financements directs » (FININTER 2) ;

- Bureau « Affaires aéronautiques, militaires et navales » (FININTER 3) ;

- Bureau « Business France et partenaires de l'exportation » (FININTER 4).Informations importantes à l'attention des candidats :

Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront
étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises parcourriel ne seront pas traitées.

Au sein d'une équipe composée de 2 assistant(e)s, le (la) titulaire travaille en binôme (pôle), dans un bureau partagé, sous l'autorité directe du Responsable pour les Affaires générales auprès de la Cheffe du SABINE, notamment responsable de l'organisation générale des 3 secrétariats du service.

Il (elle) assurera ses fonctions sous l'autorité opérationnelle de la Cheffe du service, des deux sous-directeurs et des deux chefs de bureaux (ATTRACT et FININTER 4) auxquels ce pôle de secrétariat est rattaché.

Le (la) titulaire du poste aura en charge :

- L'accueil téléphonique et des visiteurs ;

- La tenue des agendas, la prise et l'organisation des rendez-vous ;

- L'organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences) ;

- L'installation des nouveaux arrivants (qui relèvent de ce pôle) dans le cadre du dispositif d'accueil de la DG Trésor et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs ;

- Le suivi des congés ;

- La préparation des déplacements (dossiers de missions) et des réunions/évènements, notamment ceux de la Cheffe de service et ceux d'ATTRACT et FININTER 4 ;

- L'appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie) ;

- La gestion et le suivi des notes produites ou reçues, l'archivage papier et numérique des dossiers relevant de ce pôle ;

Certaines activités pourraient avoir vocation à être mutualisées par spécialisation au niveau des 3 secrétariats du service.

Principales activités

- Classement, archivage

- Contrôle, vérification

- gestion de procédures

- Information, Accueil

- Secrétariat

Relations fonctionnelles

- les autres services de la direction

- les services déconcentrés

- des organismes étrangers

- les agents du ministère

- les autres directions

- les cabinets ministériels

- d'autres ministères

- des établissements publics

- le secteur privé

Exemples de dossiers traités récemment / quelques dossiers à venir

- Préparation de divers déplacements, réunions ou dialogues bilatéraux (Chine, EAU, Algérie, Canada,...)

- Agenda des déplacements ministériels français à l'étrangers ou étrangers en France