Assistant·e de Direction H/F - 75

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Le Pôle Délégué Exploitation, Maintenance, Logistique du Campus Grands Moulins a pour missions principales:

- Le pilotage et la coordination de l'entretien et de la maintenance des équipements et installations techniques

- Le pilotage des comités de liaison du site et le recensement des besoins en matière de travaux des usagers du site

- La mise en oeuvre et le suivi du contrat des services avec les facultés installées sur le site

- La coordination et l'encadrement de l'activité logistique, de sûreté et de sécurité du site

- La gestion de l'occupation de locaux mutualisés.

- La maîtrise des coûts (consommation d'énergie, gestion des déchets, etc.)

- La finalisation des rapports d'exploitation du site et les reporting techniques auprès des usagers ainsi que de la direction

- La gestion des réclamations des usagersRÉSUMÉ DU POSTE

L'agent·e assure des missions d'exécution et de suivi dans les domaines administratif, budgétaire et comptable du Pôle .

Il/elle contribue au bon fonctionnement de la structure en appliquant les procédures en vigueur, en assurant la gestion courante des dossiers et en facilitant la circulation de l'information auprès des différents interlocuteurs internes et externes.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Assurer la gestion administrative et comptable courante de la direction du Pôle.

Appliquer les règles, procédures et réglementations administratives, budgétaires et comptables en vigueur.

Gérer les crédits du centre financier : suivi budgétaire, contrôle des dépenses et des pièces justificatives.

Établir et saisir les précommandes conformément aux lignes budgétaires et aux procédures de l'établissement.

Constituer, instruire et assurer le suivi des dossiers administratifs et comptables.

Saisir, mettre à jour et exploiter les bases de données de gestion administrative, financière et, le cas échéant, des ressources humaines.

Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi, bilans et statistiques simples.

Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver des documents administratifs (courriers, notes, rapports, certificats, etc.).

Assurer la circulation de l'information au sein du Pôle et auprès des partenaires extérieurs, notamment via des outils collaboratifs.

Informer, orienter et accompagner les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches administratives.

Répondre aux demandes d'information des services internes et des partenaires extérieurs.

Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.

Classer et archiver les documents, notamment les pièces justificatives des opérations financières.