Un·e Assistant·e Administratif·ve Scolarité à la Direction des Etudes H/F - Ecole supérieure de physique et de chimie industrielles de la Ville de Paris

L'assistant.e administratif.ve à la Direction des Etudes est placé.e sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Etudes. Elle est placée sous la coordination scolarité à la Direction des Études.Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s'approprier l'usage des logiciels spécifiques (Oasis/CIRIL).

o Gestion administrative et logistique à l'enseignement

- Accueil des enseignants vacataires et titulaires (création de compte, badge).

- Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l'emploi du temps, surveillance d'examen).

- Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants.

- Gestion administrative des dossiers des vacataires.

- Appui au traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, et validation des vacations).

o Gestion administrative et logistique des admissions sur titre

- Organisation logistique des épreuves (planning, réservation de salles, communication aux candidats)

- Gestion administrative des dossiers des candidats

- Tri, classement et archivage des données/ documents dans le logiciel de scolarité et du partage de la direction des études.

o Gestion administrative à la scolarité des élèves ingénieurs (2A/3A) ou des étudiants d'autres institutions françaises (doubles-diplômes, échanges).

- Traitement des demandes administratifs (réception et rédaction des documents administratifs)

- Gestion administrative des dossiers de césure

- Gestion administrative des contrats professionnels

- Tri, classement et archivage des données/des documents dans le logiciel de scolarité et du partage (notes, conventions d'échange...).

- Suivi et mise en paiement de la bourse Crous.

o Soutien logistique aux évènements organisés pour les élèves-ingénieurs en lien avec la Direction des Relations Industrielles

- organisation de réunions/conseils et des évènements (forums, visites ...)

- gestion financière de ces évènements (réservations, achats, remboursements, ...)

o Gestion administrative et logistique au sein du service

- Préparation, prise de notes et organisation de réunions/conseils et des évènements (audit, remise des diplôme ...)

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Compétences (savoir-faire):

Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)
Appétence pour les chiffres
Polyvalence sur l'ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être:

Capacité d'adaptation et d'organisation
Esprit d'analyse et de synthèse
Autonomie
Très bonnes qualités relationnelles
Travail en équipe

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Word
• PowerPoint
• Prise de note