Aenesr - Chef de la Division de l'Administration de la Chancellerie des Universités de Paris - H/F - 75

POSITIONNEMENT HIÉRARCHIQUE

Le ou la chef(fe) de division est placé(e) sous l'autorité directe du Secrétaire général adjoint, chargé de la Chancellerie. Il ou elle participe à la mise en oeuvre des orientations stratégiques définies par la direction et assure le pilotage opérationnel de sa division.

Le ou la chef(fe) de division de l'administration pilote, coordonne et supervise les activités administratives, financières, juridiques et organisationnelles relevant de son périmètre.

Il ou elle garantit la continuité et la qualité du service public, la conformité réglementaire des actes, l'optimisation des ressources et anime les équipes placées sous sa responsabilité, dans une logique d'amélioration continue.ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS

1. Pilotage administratif et organisationnel de la division
Organiser, coordonner et superviser l'ensemble des activités de la division, dans le respect des orientations stratégiques de la Chancellerie.
Animer la déclinaison opérationnelle des priorités de la direction et en assurer le suivi.
Superviser la qualité, la fiabilité et les délais des actes et procédures administratives élaborés par la division.
Piloter et coordonner la gestion administrative des prix de la Chancellerie (prix solennels de thèse et autres dispositifs) : organisation des circuits d'instruction, coordination avec les jurys et partenaires, supervision du suivi budgétaire et sécurisation des procédures.
Impulser et accompagner la modernisation des méthodes de travail, des processus et des outils de gestion.

2. Gestion financière et budgétaire
Contribuer au pilotage budgétaire de la division, en lien avec les services compétents.
Superviser le suivi des crédits, des engagements et des dépenses relevant de la division.
Coordonner la mise en oeuvre du contrôle interne budgétaire et financier et veiller à la sécurisation des procédures.
Analyser et commenter les tableaux de bord et éléments de reporting destinés à la direction.

3. Gestion des ressources humaines de la division
Encadrer, animer et fédérer les agents placés sous sa responsabilité.
Organiser la répartition des activités, fixer les objectifs collectifs et individuels et en assurer le suivi.
Conduire les entretiens professionnels, apprécier les résultats et accompagner le développement des compétences.
Identifier et anticiper les besoins en compétences et contribuer aux actions de recrutement, de formation et d'accompagnement des parcours professionnels.
Participer activement au dialogue social et à la prévention des risques professionnels.

4. Sécurisation juridique et réglementaire
Veiller et faire veiller à la conformité juridique des actes, décisions et procédures relevant de la division.
Coordonner l'élaboration, la mise à jour et la diffusion des procédures internes.
Piloter la contribution de la division aux démarches de mise en conformité réglementaire, audits et contrôles.

5. Contribution aux projets transversaux et à la transformation de l'établissement
Participer activement au pilotage des projets structurants de la Chancellerie (modernisation, transformation organisationnelle, évolution des outils de gestion).

Animer la coopération transversale avec les autres divisions et services.

Apporter un appui stratégique et méthodologique aux projets portés par le Secrétariat général.

6. Représentation et relations internes et externes

Représenter la division auprès des autres services de la Chancellerie et des partenaires institutionnels.

Participer et contribuer aux instances internes, réunions de coordination et groupes de travail.