Gestionnaire de la Correspondance - Pôle Enregistrement-Expédition H/F - 75

Sous l'autorité du Sous-directeur des Cabinets et du soutien des services, le Service de la correspondance du Premier ministre (SCPM), doté de 39 ETP, est en charge de l'enregistrement, de la rédaction et du classement de tous les courriers adressés au Chef du Gouvernement, aux Ministres délégués ou aux Secrétaires d'Etat qui lui sont rattachés.

Il a pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d'Etat ou de leur Chef de cabinet en lien étroit avec l'actualité politique, en s'appuyant ainsi sur l'expertise des conseillers.

Lieu ressource des Cabinets, le SCPM doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.

Il est responsable, pour le Cabinet du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d'Etat, du déploiement et de l'utilisation de l'outil de gestion électronique du courrier (MAGEC).

Enfin, le Service de la correspondance a vocation à renforcer son offre de service en développant la production interne de notes analytiques, en complément du suivi statistique effectué. Par ailleurs, des réflexions sont amorcées quant à l'usage d'outils d'intelligence artificielle.

Le service se compose de 39 ETP répartis en 5 pôles (Enregistrement, Citoyens, Elus-Entreprises-Associations, Ministres délégués/Secrétariats d'Etat et Qualité), placés sous l'autorité d'une Cheffe de service.Le Pôle enregistrement-expédition est chargé de la réception du courrier, de son enregistrement dans le logiciel métier dédié, de son aiguillage et de son attribution aux pôles de rédaction.

Sous la responsabilité de la Cheffe de pôle et de son adjointe, le/la titulaire est chargé(e) des missions suivantes :

- Tri, numérisation et enregistrement des correspondances (courriers postaux, formulaires web, courriels), dans le respect des procédures en vigueur, afin de garantir un traitement fiable et une répartition appropriée vers les pôles de rédaction concernés.
- Vérification des enregistrements réalisés par les agents du pôle, portant notamment sur la conformité des contacts, des objets, des priorités, des niveaux de signature et des circuits, afin d'assurer la qualité et la cohérence du traitement de la correspondance.
- Veille quotidienne des boîtes fonctionnelles et du courrier entrant, incluant l'identification des urgences ou des courriers nécessitant une attention spécifique, et l'alerte de la hiérarchie le cas échéant.
- Traitement des courriers sensibles incluant leur signalement, leur circuit spécifique et leur suivi.
- Si nécessaire, appui à la cheffe de pôle et à son adjointe dans l'élaboration d'éléments de suivi et de statistiques d'activité du pôle.
- En l'absence du coursier, prise en charge du transport des courriers reçus par le vaguemestre et des parapheurs entre le service de la correspondance et le Cabinet.