Agent AdministratifTive Chargé de l'Enregistrement et de l'Expédition H/F - 75

Sous l'autorité du sous-directeur des cabinets et du soutien des services, le Service de la correspondance (SCPM), qui comprend 40 ETP, est en charge de l'enregistrement, de la rédaction et du classement de tous les courriers adressés au Chef du Gouvernement ainsi qu'aux ministères délégués et aux secrétariats d'Etat dont ils dépendent.

Il a donc pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des ministres délégués ou de leur chef de cabinet, en lien étroit avec l'actualité politique, en s'appuyant par ailleurs sur l'expertise des conseillers.

Lieu ressource des cabinets, le SCPM doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées. Il gère également les dossiers de demandes d'audience et d'invitation à l'attention du Premier ministre.

Il est responsable, pour le cabinet du Premier ministre et des ministres délégués, du déploiement et de l'utilisation de l'application de gestion électronique du courrier (MAGEC).

Enfin, le Service de la correspondance a vocation à renforcer son offre de service en développant la production interne de notes analytiques, en complément du suivi statistique effectué. Par ailleurs, des réflexions sont amorcées quant à l'usage d'outils d'intelligence artificielle.

Le service se compose de 5 pôles : Enregistrement, Citoyens, Elus-Entreprises-Associations, Ministres délégués/Secrétariats d'Etat, Qualité.Le Pôle enregistrement-expédition est chargé de la réception du courrier, de son enregistrement dans le logiciel métier dédié, de son aiguillage et de son attribution aux pôles de rédaction.

Sous la responsabilité de la Cheffe de pôle et de son adjoint(e), le-la titulaire est chargé(e) :

- Du tri, de la numérisation, de l'enregistrement et de l'archivage des correspondances, qu'il s'agisse de formulaires web ou de courriers postaux, afin de garantir un traitement efficace et une répartition appropriée vers les pôles de rédaction concernés.

- Il-elle peut également contribuer à la réalisation de travaux collectifs pour répondre à diverses demandes spécifiques, telles que l'envoi des voeux.

- En l'absence du coursier, il-elle est en charge du transport des courriers reçus par le vaguemestre ainsi que des parapheurs entre le Service de la correspondance et le Cabinet.