Secrétaire Administratif au Service Formation et Manifestations de la Cour de Cassation H/F - 75

Composition et effectifs du service

Le service des Formations et Manifestations de la première présidence de la Cour de cassation est composé de trois agents qui ont pour mission d'organiser les sessions de formations des magistrats en lien avec l'Ecole nationale de la Magistrature et les colloques de la Cour de cassation. Le service est supervisé par une magistrate, chargée de mission et d'une cheffe de cabinet.

Il est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30.

L'organisation de certaines manifestations peut nécessiter des variations d'horaires.

La répartition des attributions est définie par la chargée de mission et la cheffe de cabinet en lien avec la secrétaire générale.Sous l'autorité de la chargée de mission placée auprès du Premier président et de la cheffe de cabinet du Premier président, l'agent affecté au service de la formation et des manifestations de la Cour de cassation est chargé de fonctions administratives de coordination des activités logistiques nécessaires à la préparation et l'organisation des colloques et formations et des fonctions d'accueil relatives à l'organisation de ces manifestations.

Il est le point de contact principal pour toutes les questions logistiques des colloques et formations, en assurant une communication claire et cohérente avec les parties prenantes internes et externes.

L'agent affecté au service de la formation et des manifestations et formation est chargé des activités suivantes :

-Préparation du Bureau annuel des colloques en lien avec la chargée de mission,
- Conception et mise en oeuvre des plans logistiques,
- Gestion de l'organisation matérielle, informatique et logistique,
- Estimation des besoins de toutes natures des directeurs de cycles et intervenants et saisine des services compétents pour leur prise en charge,
- Relations avec les différents services, l'ENM, les prestataires de service externes (traiteur, plateforme de réservation des voyages et transports des intervenants), les participants aux manifestations et les intervenants,
- gestion de formulaires de droit à l'image,
- Préparation des formulaires Sécurité,
-Convocations et des attestations de présence,
- Réservations de billets de train/avion et d'hôtel,
- Préparation des documents et outils nécessaires pour chaque évènement,
- Accueil des participants, gestion des vestiaires pendant les évènements,
- En lien avec la cheffe de cabinet, gestion du protocole
- Etablissement du trombinoscope,
- En lien avec le prestataire :
- Gestion et suivi des évènements mis en ligne,
- Suivi des inscriptions sur Open Portal,
- Participation aux outils et à la gestion du service,
- Tenue et mise à jour des plannings des manifestations à la Cour et des tableaux des colloques et conférences,
- Communication interne et externe à la Cour relatives à ces manifestations,
- Propositions de recommandations pour améliorer les colloques et formations organisées,
- Organisation des formations de magistrats nouvellement installés à la Cour de cassation :
- Préparation du planning de la formation en lien avec la chargée de mission,
- Accueil et orientation des magistrats,
- Commande du matériel nécessaire,
- Organisation du cycle de formation : réunion, salles, planning, etc.
- Communication de la documentation aux magistrats.

Les missions contenues dans cette fiche de poste ne sont pas exhaustives et peuvent connaître des évolutions liées aux nécessités de service.
Enfin, il peut être confié à l'agent toutes tâches, à titre exceptionnel et ponctuel, décidé par son supérieur hiérarchique pour garantir la continuité du service public.