Adjoint·e Au - à la Chef-Fe du Département des Affaires Générales H/F - 75

La bibliothèque Sainte-Geneviève est une bibliothèque interuniversitaire et publique, accessible gratuitement à toute personne de plus de 18 ans ou titulaire du baccalauréat. Ses universités cocontractantes sont Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Paris 2 Panthéon Assas, Sorbonne Nouvelle, Sorbonne Université et Université Paris-Cité ; elle est administrativement rattachée à l'université Sorbonne Nouvelle.
Ses collections sont pluridisciplinaires et comptent environ deux millions de documents. Elles se répartissent en trois fonds : la Réserve pour les fonds anciens, rares et précieux principalement, le Fonds général pour les documents publiés de 1830 à nos jours, et la Bibliothèque nordique proposant l'un des plus riches fonds en Europe dans le domaine fenno-scandinave.
Ouverte au public du lundi au samedi de 10 heures à 22 heures et plusieurs dimanches dans l'année.

Le département des Affaires générales est composé d'un-e chef-fe, de son adjoint-e et de 5 agents répartis entre le service financier, le service du personnel et la formation continue des personnels.
Le DAG gère les aspects financiers (budget de 9 millions €), effectue la gestion collective et individuelle des agents (120 agents des filières bibliothèques, ITRF, Aenes ; titulaires et contractuels ; vacataires étudiants) jusqu'à la pré-liquidation de la paie. Le département est un service support pour toutes les activités de conservation, de service aux publics, patrimoniales et informatiques de la BSG (7 départements)L'adjoint-e au chef-fe du département des Affaires générales assiste ce dernier-ière dans l'exercice de ses missions. Il-elle exerce ses compétences dans les domaines suivants :

- Assister le-la responsable du département dans le pilotage des services et l'administration générale de la bibliothèque;
- Participer à la gestion stratégique du département en appui au - à la responsable du département;
- Participer à la préparation budgétaire et au suivi des activités du service financier en lien avec le-la chef-fe du département;
- Assurer le contrôle interne des opérations RH et de paie;
- Assurer une veille juridique dans les domaines concernés.

Assister le-la responsable du département dans le pilotage des services et l'administration générale de la bibliothèque

- Assister le-la chef-fe du département dans la définition et le pilotage des activités du département des Affaires générales ;
- Aider à l'encadrement des agents du département ;
- Assurer l'intérim du poste en l'absence du -de la chef-fe de département ;
- Le cas échéant, représenter le département en réunion de direction de la bibliothèque en remplacement du-de la chef-fe de département.

Participer à la gestion stratégique du département en appui au - à la chef-fe du département

- Aider à la mise en oeuvre de l'organisation du département ;
- Participer aux recrutements à l'échelle du département ;
- Produire les données statistiques relatives aux différents supports (bilan social, ESGBU, cahier statistique, enquêtes annuelles, ...).

Participer à la préparation budgétaire et au suivi des activités du service financier en lien avec le-la chef-fe du département

- Contribuer à la préparation du budget de la bibliothèque ;
- Assurer le suivi des activités du service : exécution du budget, opérations particulières (clôture de fin d'année, CAPAC), mise en oeuvre des marchés publics.

Assurer le contrôle interne des opérations RH et de paie

- Effectuer chaque mois le contrôle de la pré-liquidation des saisies paie effectuées par les gestionnaires RH;
- S'assurer de la fiabilisation des données dans le SIRH;
- Participer à la supervision de la gestion individuelle et collective des personnels de la bibliothèque;
- Réaliser un suivi de la masse salariale et des supports de postes.

Assurer une veille juridique dans les domaines concernés

- Assurer la veille juridique et réglementaire relatifs à la gestion administrative, financière et RH du service.