Gestionnaire des Déplacements H/F - 75

La section des déplacements et missions est composée de 7 agents : la cheffe de section (cat. A), son adjointe (cat.B+) et 5 agents de catégorie B et C. L'adjointe assure également les fonctions de régisseuse d'avances du cabinet.
Sous l'autorité de la cheffe de section, le titulaire du poste se voit confier les missions suivantes :

Gestion opérationnelle :

- proposition à la clientèle des possibilités de voyage en tenant compte de divers critères : préparation des plans de transports, règlementation en vigueur, impact énergétique, coût financier prévisionnel;
- réservations de la logistique idoine (train, avion, véhicule, hôtels etc...) et transmissions des documents de voyages aux délégations/missionnés ;
- suivi d'un tableau logistique chiffré par déplacement ;
- création et suivi des fiches profils "voyageurs"
Certaines actions sont menées en partenariat avec trois prestataires de voyages.

Gestion administrative et financière :

- engagement des dépenses / contrôle et service fait des factures (prestataires contractuels ou hors marché) ;
- constitution des dossiers de paiements relevant du périmètre régie du cabinet ou de la SDPAFI ;
- soutien aux actions des contrôleurs de gestion : tenue et suivi des bases financières et transmissions des indicateurs ;
- traitement et suivi des opérations effectuées avec les cartes achats du cabinet ;
- gestion des frais de missions : émission et suivi des ordres de missions, traitement des états de frais (paiement régie cabinet ou MEAE).
- contrôle et service fait des courses de taxi G7

Divers

- préparation et participation aux réunions de services (internes et/ou externes) ;
- rédaction de note de synthèse sur l'activité du service