Assistant de Direction au Secrétariat de Direction de la Dnsp H/F - 75

Groupe RIFSEEP 1

Vos activités principales
Partie intégrante du secrétariat de direction du directeur national, de la directrice nationale adjointe, et de l'état-major, l'assistant(e) de direction est notamment chargé(e) des tâches suivantes:

1/ Gestion
- gestion, rédaction, frappe et mise en forme de divers documents (courriers, lettre, notes de service internes)
- gestion des mails
- gestion des parapheurs arrivées et départs via Elise puis via MAARCH
- diffusion de notes internes et externes
- vaguemestre
- mise à jour des organigrammes/listings/annuaires/cartes/liste de diffusion
- classement de divers documents et de dossiers
- gestion, commande et suivi des fournitures du secrétariat
- gestion de CHORUS DT (frais de déplacements)
- organisation et gestion des permanences et astreintes de la DNSP

2 / Organisation de l'agenda et des déplacements du DNSP et DNASP

3 / Préparation et organisation de la logistique des différents événements: réunions, suivi de la préparation des dossiers, réservation de salles, préparation réunions en visioconférence

4/ Accueil physique et téléphonique

5/ Suivi

gestionnaire GESTT (anomalies, congés ...)
- gestion des demandes de badges et d'enquêtes au SDLP et prise de rendez-vous pour remise de carte
- suivi de divers tableaux (plan de rappel , passeport de service....)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- disponibilité, réactivité, stricte discrétion, qualités humaines et relationnelles
- utilisation fréquente des divers logiciels
- bureau commun pour l'ensemble des effectifs composant le sécrétariat
- régime horaire: 40h30, badgeage, télétravail exclu

L'assistant(e) de direction devra faire preuve de discernement dans la priorisation des dossiers et de l'information à traiter et porter à la connaissance de la hiérarchie l'ensemble des missions confiées.