Adjoint en Gestion Administrative Réf. 25682-2 H/F - 75

Le Collège Doctoral met en oeuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d'indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Le Collège Doctoral est composé :

- Des écoles doctorales de Sorbonne Université
- D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions
- D'un département formation et carrières
- Affaires Générales du Collège doctoral

Les affaires générales sont composées de 7 personnels et d'un bureau des finances

Localisation du siège du Collège Doctoral : Sorbonne Université - Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 ParisFonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF)
BAP : J

CDD de 4 mois.

A pourvoir dès que possible.

Placée sous la hiérarchie de la cheffe du département formations et carrière, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion du département.

Les activités principales sont :

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents