Responsable des Moyens Généraux et Appui aux Services H/F - 75

Les activités du service des Moyens généraux et d'Appui aux services sont les suivantes :

- Manutention, aménagement et agencement des locaux (mobilier, préparation des salles de réunion, ergonomie des postes déchets, archives, copieurs, fournitures)

- Suivi et entretien du parc de véhicules (maintenance, suivi, achat/vente, ...)

- Maintenance bâtimentaire de deux sites (nettoyage des locaux, contrôle, maintenance préventive et corrective, petits travaux en régie, registres de sécurité)

- Commandes et inventaires (achat et gestion des commandes de fournitures, abonnements, matériaux)

- Logistique diverse telle que la mise en place et le suivi d'événements interne / externe (élections, organisation des manifestations, ...)Le responsable des moyens généraux et d'appui aux service, composante de la Direction, assure une mission transversale de gestion des moyens logistiques, matériels et d'appui pour une assistance quotidienne à la direction générale, aux directeurs et responsables de service, aux directeurs de sites et d'unités de gestion.

Il coordonne les activités liées aux questions logistiques et matérielles du siège social de l'établissement.

Il encadre une équipe de quatre agents personnels administratifs de catégorie C et un personnel ouvrier.

En lien direct et permanent avec le Directeur de service, le ou la responsable du service a pour mission d'assurer le bien-être et la sécurité du personnel des services centraux dans lequel il/elle travaille. Tout en garantissant la maintenance et l'entretien des infrastructures (bâtiments, équipements, matériels, ...) dans une optique d'optimisation des coûts, il/elle met en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins desdits personnels.

Activités principales:

Superviser l'équipe technique et planifie ses activités

Coordonne les questions logistiques entre les services centraux, directions de sites et unités de gestion sur la gestion courante et les événements exceptionnels (déménagements, élections, visites officielles, ...)

Pilote le la gestion du pôle courrier entre les deux sites

Effectue les commandes auprès des prestataires titulaires (agence de voyage, fournisseurs bureaux et mobiliers)

Contrôle la bonne exécution des contrats, marchés et commandes hors marchés ou contrats relevant des besoins matériels (fournitures, mobilier de bureau, véhicules, reprographie, ...)

Supervise la gestion des stocks de fournitures de bureau et de reprographie

Assure la gestion de la flotte automobile et affine la stratégie de gestion

Gérer la sécurité et l'accès au bâtiment principal (vigiles, alarme, gestion des clefs et badges)

Activités secondaires:

Participe aux remontées et au suivi des indicateurs (créer et tenir à jour des tableaux de bord)

Assure la bonne tenue du secrétariat administratif (bonne tenue des registres administratifs)

Aide ponctuelle

Participe aux réunions externes / internes autant que de besoin, en lien avec l'activité du service