Responsable Administratif du Département de Formation de la Licence de Physique Réf. 925-1-Re25 H/F - 75

L'activité s'exerce au sein du Département de la Licence de physique sous la responsabilité du directeur. Cette activité implique également des relations suivies avec les secrétariats pédagogiques des autres départements, la direction de la formation et toutes les instances de l'Université participant à la formation en licence.

Le département de la Licence de physique prépare les étudiants en vue de deux types de débouchés : la poursuite d'études en Master ou en École d'Ingénieur.

Près de 200 enseignants dispensent les cours à environ 725 étudiants inscrits dans les différents parcours de la Licence de Physique (mono-disciplinaire ou bi-disciplinaire) auxquels s'ajoutent plus de 370 étudiants de Sorbonne Université qui suivent des enseignements de physique gérés également par le département. L'équipe administrative est chargée de la gestion des étudiants et des enseignements de physique.

Le département propose également un Cursus de Master en Ingénierie en Physique ainsi qu'une Licence Professionnelle en Instrumentation Optique et Visualisation (LIOVIS).

Localisation :

Campus Jussieu. Tour 23/33 - Étage 1 - Bureau 108

4 Place Jussieu - 75005 PARISFonctions : Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique
Emploi-type : J3C44
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Mission :

Responsable administratif ou administrative du département de la Licence de physique

Activités principales :

1 - Animation du département:

- Assurer l'encadrement et l'animation d'une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique: entretiens professionnels, entretiens de recrutement, suivi de carrières et évolution professionnelle (évaluation, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires
- Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l'appui aux équipes pédagogiques, diffuser l'ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en oeuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université
- Assister la direction du département: assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
- Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en oeuvre les différentes actions à mener.
- Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses: conseils de département, amphis d'informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc.;
- Assurer la circulation de l'information en interne et vers l'extérieur
- Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
- Organiser les élections du Conseil du département

2 - Supervision des formations et des étudiants:

- Mettre en oeuvre et superviser les procédures liées à la formation: candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, etc...
- Instruire ou superviser l'instruction de dossiers complexes ou contentieux
- Vérifier les documents avant mise en signature du directeur: PV de semestre et de diplôme, attestations, etc.
- Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
- Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.)
- Participer à l'accueil, à l'information et à l'orientation des visiteurs et usagers
- Assister dans ses domaines de compétence l'équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l'EFU
- Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour.

3 - Autres activités: Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département

Conduite de projets : OUI

Encadrement : OUI