Assistante de Direction - DRH pour le 01 - 12 - 25 H/F - 75

Missions permanentes :
Missions accueil, gestion de l'agenda et documentaire, organisation de réunions :
- Gestion des agendas du Directeur des ressources humaines et de son adjointe,
- Accueil physique et téléphonique,
- Planification et organisation logistique de réunions,
- Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentations powerpoint),
- Enregistrement du courrier (Départ / Arrivée et Suivi),
- Répartition du courrier aux différents interlocuteurs de la DRH,
- Gestion des déplacements du DRH et des cadres de la DRH (ordres de mission, réservation de billet train, etc...),
- Gestion documentaire : mise en ligne et actualisation de documents sur l'intranet du GHU,
- Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction (organigramme, annuaire, papier en tête...).
Missions en appui des différents secteurs de la DRH :
- Publication des fiches de postes sur Talentsoft,
- Gestion des préavis de grève en l'absence de la chargée des relations sociales (envoi des préavis et des tableaux de recensement des grévistes à l'encadrement),
- Aide à la préparation des commissions de sélection,
- Préparation des arrêtés de télétravail,
- Rédaction et diffusion des avis de décès,
- Aide à la gestion de la bulle :
· Demande de devis
· Gestion des demandes d'achat
· Enregistrement et annulation des créneaux sur la plateforme
· Gestion des factures
· Réponses aux sollicitations des agents (proposer une autre activité, valider le choix des activités, faire des réclamations...)
· Mise à jour de la brochure d'information
· Suivi budgétaire (fréquence semestrielle)
· Aide à la réalisation du rapport d'activité (fréquence annuelle).
Missions en lien avec le suivi du plan d'équipement et la gestion des achats
- Coordination des commandes prévues dans le cadre du plan d'équipement annuel de la DRH :
· Gestion et demandes d'achats auprès des services techniques et logistiques (fournitures de bureau, petit matériel, gerbes commémoratives, etc).
Missions ponctuelles :
- Intérim de l'assistante de direction de la Direction des soins (DSAP) pendant les périodes de congés (travail en binôme).