Directeur·trice du Département Aide à l'Enseignement H/F - 75

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

La PILEPS est composée :
- D'une structure centrale qui définit la politique globale et assure la maîtrise d'ouvrage des opérations immobilières
- De structures délocalisées qui assurent la gestion dans le cadre de contrats de service avec les facultés et les composantes.

A ce jour, cette direction métier est organisée autour de 4 pôles thématiques et d'un pôle dédié aux moyens :
- Le pôle du patrimoine immobilier : regroupant les missions de maîtrise d'ouvrage et d'exploitation maintenance
- Le pôle logistique et développement durable qui intègre les missions d'aide à l'enseignement
- Le pôle sûreté et sécurité incendie
- Le pôle hygiène et prévention des risques

Le pôle logistique fait partie de la PILEPS. Il assure des prestations de services pour l'enseignement, la recherche et l'administration ainsi que des actions de développement durable liées à son activité. Il est composé des départements du cadre de vie, de la production documentaire, de la cellule audiovisuelle, de la cellule développement durable et du département des services communs. Pour ce faire, il s'appuie sur plusieurs équipes dédiées.DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Coordonner la gestion des espaces réservables
- Élaborer et mettre en oeuvre une stratégie en lien avec la gouvernance de l'Etablissement
- Accompagner la formalisation d'une politique de valorisation des espaces réservables dans les secteurs où les PEML ont été constitués
- Accompagner la mutualisation des salles de cours et de réunions
- Superviser la gestion des réservations hors enseignement dans les secteurs où les PEML ont été constitués
- Accompagner le déploiement du logiciel ADE sur l'ensemble des sites et composantes et en parallèle accompagner la diminution de nombre d'outils de réservation utilisés au niveau de l'Université
- Piloter la gestion fonctionnelle d' ADE
- Piloter l'assistance fonctionnelle du logiciel (réponse directe aux tickets ou délégation aux PEML ou à la DSIN),
- Organiser et animer la communauté des utilisateurs de l'outil (gestionnaires de plannings notamment),
- Dans le cadre de son domaine d'activité, animer les réunions d'information, les réunions de répartition des locaux,
- Détermination des droits aux différentes catégories d'usagers (l'attribution effective sur l'outil étant gérée par la DSIN),
- Participer à l'intégration dans le SI de l'Établissement,
- Participer à la structuration de la base de données associée,
- En s'appuyant sur les Directions Métiers (DSIN, DEFI, DGDRHO) s'assurer que les imports de données provenant des autres logiciels soient pertinents (APOGEE, SIHAM, SI Patrimonial) et correctement réalisés,
- Structurer l'outil et homogénéiser la nature des données à compléter par les utilisateurs lors des réservations de créneaux
- Identifier les pratiques non conformes (réservations masquées de salles pour les évènements, ...) et proposer des solutions correctives
- Assurer une veille sur les pratiques des autres établissements, sur les autres outils existants, identifier et proposer des pistes d'évolutions
- Mener les réflexions prospectives et proposer les évolutions de l'outil à l'usage (appel d'offres)
Produire des outils de synthèse et d'aides à la décision
- Proposer à la gouvernance des indicateurs et des outils d'aide à la décision permettant un pilotage stratégique des locaux proposés à la réservation (toute nature confondue) et permettre une optimisation de la gestion des salles de cours (incluant leur nombre et capacité) et une homogénéisation de la répartition des créneaux entre composantes (taux d'occupations, heures d'utilisation à comparer aux heures maquettes, ...)
- Extraction depuis le logiciel des états d'occupation des locaux puis analyse.
Former les utilisateurs
- Accompagner la formation des utilisateurs (plan de formation, contenu, ...)