Charge des Instances H/F - 75

CE POSTE EST OUVERT A TOUT TYPE DE HANDICAP

KLESIA s'engage à assurer un avenir serein et contribuer à la qualité de vie pour tous.

KLESIA s'engage pour la société en apportant des solutions de prévention d'assurance de personnes et de services simples, innovantes, solidaires et durables, adaptées aux besoins de nos clients et à ceux de leurs proches, tout au long de la vie. Nous gérons également la retraite complémentaire pour l'Agirc-Arrco en collectant les cotisations, en accompagnant nos adhérents et en versant les pensions de 2,1 millions de retraités. Nous agissons enfin pour les plus fragiles, oeuvrons pour le mieux vieillir et contribuons à rendre la santé accessible à tous.

En 2024, KLESIA rassemble 2 900 collaborateurs au service de 300 000 entreprises clientes et de 4,8 millions de salariés.Pourquoi KLESIA ?
Vous voulez accomplir des missions qui ont du sens, vous souhaitez évoluer dans un environnement bienveillant, vous êtes animé par les projets ambitieux et challengeants,
... alors rejoignez nos équipes !

Au sein de la Direction du Secrétariat aux Instances, vous intégrez le service en charge de l'organisation des réunions d'Instances.
Vous travaillez en collaboration avec les autres Chargés d'Instances et vous prenez en charge une partie des travaux suivants :

Gestion des Instances
- Organiser les réunions des instances (Bureaux, Conseils, Assemblées, ...) : procéder à leur convocation dans le respect des statuts et des délais, suivre les présences et les quorums, assurer les réservations logistiques (salles et repas)
- Diffuser les documents aux membres des Instances (via l'Extranet administrateurs)
- Accueillir (par téléphone et/ou physiquement), informer et orienter les interlocuteurs.

Gestion administrative
- Constituer les dossiers de réunion sur la base des documents transmis par les directions
- Diffuser les dossiers de réunions aux administrateurs et animateurs des instances
- Rédiger les communications destinées aux administrateurs
- Gérer le fonds documentaire de l'activité des instances en lien avec les exigences de la règlementation : mise à jour, classement, mise sur registre quand nécessaire, archivage

-Reporting
- Assurer un Reporting de l'activité