Assistante - Assistant de Direction H/F - 75

Le Bureau des Cabinets :

Structure d'appui au fonctionnement des cabinets ministériels. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes, Avenue de France). Ses missions couvrent notamment :

la gestion des correspondances officielles ;
le suivi des publications réglementaires ;
le traitement des questions parlementaires ;
l'attribution des distinctions honorifiques ;
la gestion des ressources humaines des cabinets et du bureau des cabinets ;
la logistique des cabinets et du bureau des cabinets (intendance, informatique, accueil, chauffeurs, etc.).
Il participe également aux travaux interministériels liés à la dématérialisation.Assurer, en coordination avec les différents secrétariats de cabinet, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, et contribuer au bon déroulement de leurs activités.

Activités prinicpales:

· Accueillir physiquement et téléphoniquement les personnalités, en lien régulier avec les services de la Présidence de la République, de Matignon etc.

· Gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.

· Assurer l'interface avec les autres secrétariats de la structure.

· Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en évaluant leur niveau d'urgence.

· Suivre les notes soumises au visa du directeur et du directeur adjoint de cabinet avant transmission à la ministre.

· Relire et vérifier l'ensemble des courriers émis, corriger les erreurs de forme (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.

· Rédiger certaines correspondances types (notamment lettres de remerciements à la suite d'envois de livres ou d'invitations).

· Gérer quotidiennement les agendas et prendre des rendez-vous.

· Organiser les réunions : envoi des convocations, réservation des salles, mise à jour du fichier de suivi électronique, transmission aux conseillers concernés.

· Participer au classement, à l'archivage et à la traçabilité des documents.