Chargé de Gestion des Autorisations d'Exportation et d'Assistance Administrative H/F - 75

Liaisons hiérarchiques :
L'agent(e) est placé sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels. Elle/il a un lien fonctionnel avec la sous-directrice des collections et son adjointe pour la partie administrative.

Liaisons fonctionnelles:
La sous-direction des collections, la sous-direction de la politique des musées, les autres services métiers de la direction générale des patrimoines, les services patrimoniaux des autres directions générales du ministère, les musées nationaux.
Les interlocuteurs, internes ou externes au ministère, de la sous-direction sont très variés (cabinet de la ministre, services d'autres administrations, avocats, acteurs du marché de l'art...).Missions et activités principales
Au sein de la sous-direction des collections, sous l'autorité de la sous-directrice, de son adjointe et de la cheffe de bureau pour l'activité concernée, l'agent(e) aura principalement à répartir son activité entre:
1- Activité majoritaire : en appui au bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels, la participation à la gestion et à l'instruction administrative des autorisations de sortie des biens culturels et des trésors nationaux, afin de mettre en oeuvre le contrôle à l'exportation, en s'intégrant au travail d'une cellule de cinq agents :
- Réception, enregistrement et traitement des différents types de demandes d'autorisation d'exportation (certificats d'exportation, sorties temporaires, licences communautaires),
- Suivi des délais d'instruction et des demandes,
- Établissement et délivrance des autorisations,
- Participation à l'accueil du public et au renseignement des usagers,
- Participation au classement et à l'archivage des dossiers d'autorisations,
- Gestion des accusés de réception administratifs des dépôts de demandes de certificat.
2- la participation à l'assistance administrative de la sous-direction, 2 jours par semaine.
En binôme avec une autre assistante, l'agent(e) participe au secrétariat de la sous-direction des collections, notamment en remplissant les tâches suivantes:
- mise en forme de courriers, bordereaux d'envoi,
- enregistrement du courrier arrivée / départ,
- filtrage des appels de la sous-directrice et de son adjointe,
- accueil et orientation téléphonique,
- commandes de fournitures,
- photocopies et confection de dossiers,
- établissement des ordres de mission des agents et suivi (Chorus DT),
- en complément de la gestion RH de proximité: suivi des congés et absences (RenoiRh)