Secretaire du Groupe H/F - Service Public

Le CGA assiste le Ministre des Armées dans la conduite et le pilotage du ministère. Il exerce des missions de contrôle, d'inspection, d'audit, d'évaluation et de conseil au sein des organismes placés sous l'autorité ou la tutelle du ministère. Le ou la secrétaire du groupe de contrôle assure un rôle essentiel de soutien administratif, logistique et organisationnel, garantissant la continuité, la fiabilité et la fluidité de l'activité du groupe. Ce poste requiert rigueur, discrétion, sens des relations humaines et sens du service dans un environnement institutionnel exigeant.Sous l'autorité du chef de groupe et du responsable du secrétariat, le ou la secrétaire exerce les missions suivantes :
- Gestion du courrier entrant et sortant, classifié ou non classifié
- Rédaction, mise en forme de courriers, notes, rapports et correspondances administratives
- Classement, archivage et tenue des dossiers du groupe
- Utilisation des outils de gestion documentaire (Perle, corail) et de sillage
- Organisation des déplacements professionnels des membres du groupe (réservations, ordres de mission, suivi)
- Organisation et préparation des réunions (logistique, convocations, documents)
- Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs interne et externe
- Coordination des flux d'information au sein du groupe
- Mise à jour et suivi des tableaux de bord (déplacements, permissions, documents livrables, échéanciers)
- Suivi de l'agenda du chef de groupe
- Réalisation de travaux ponctuels à la demande du chef de groupe

Maîtrise des tâches courantes de secrétariat administratif
Bonne pratique des outils bureautiques (word, Excel, messagerie, outils collaboratifs)
Capacité à mettre en forme des documents administratifs
Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément
Sens aigüe de la discrétion et du respect de la confidentialité
Rigueur, fiabilité et méthode
Autonomie et sens de l'initiative
Aisance relationnelle et capacité à travailler en interface avec des interlocuteurs variés
Sens du service et loyauté instituinnelle

• Gestion de l'emploi du temps
• Classement des dossiers
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique