Gestionnaire des Examens H/F - 75

Composée de 31 agents, la Direction de la scolarité (DIS) assure l'ensemble de la gestion administrative et pédagogique des étudiants (hors doctorats et formation continue). La DIS est composée de 4 pôles :

- Le Pôle des inscriptions administratives et certifications
- Le Pôle des inscriptions et du suivi pédagogiques
- Le Pôle des applications de scolarité
- Le Pôle des filières professionnalisantes et de l'alternance

Le Pôle des applications de scolarité participe à la mise en oeuvre de projets liés à la formation. Il est le service référent au niveau fonctionnel des applications de scolarité dont il assure le déploiement, le paramétrage, la fiabilisation, l'assistance et la formation des utilisateurs, en lien avec la Direction des Systèmes d'Information et des Ressources Numériques (DSIRN). Le Pôle a en charge l'application Apogée (gestion des enseignements et des étudiants), l'application Hyperplanning (gestion des emplois du temps et des examens), l'application de saisie des notes via le web (SNW) et le paramétrage de l'application E-candidat (gestion des candidatures).
L'Inalco amorce une réflexion sur l'optimisation de la planification des enseignements et des examens
Le/la gestionnaire des examens est placée(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable du Pôle des applications de scolarité, pôle composé de 5 agents.
La personne recrutée aura pour missions principales la gestion des examens de l'Inalco, le paramétrage et le suivi de l'application SNW.Gestion des sessions d'examens

- Participer à l'élaboration des calendriers propres à l'Inalco (calendrier universitaire, calendrier des cours...)
- Suivre et respecter ces calendriers
- Recueillir dans Apogée (et PC/Scol- Pégase, à terme) et auprès des enseignants référents les effectifs d'étudiants par épreuve à organiser,
- Vérifier les codes et les intitulés des épreuves
- Collecter les pré-plannings d'épreuves communiqués par les référents plannings de chaque département et filière, saisir les épreuves d'examen sur l'application dédiée Hyperplanning et transmettre les plannings d'examen aux mêmes référents pour validation
- En collaboration avec la mission handicap, prendre en considération les aménagements des étudiants en situation de handicap (salles dédiées, tiers-temps supplémentaires)
- Recruter, planifier la présence et encadrer les vacataires extérieurs chargés de la surveillance des épreuves à fort effectif, suivre leurs états de service fait et les transmettre à la direction des ressources humaines pour mise en paiement
- Veiller au respect du règlement des examens et appuyer les enseignants et les surveillants en cas de problèmes pendant les épreuves
- Modifier le planning des examens en fonction des contraintes pouvant se présenter et actualiser les examens dans la base Hyperplanning

GESTION DE L'application de saise des notes via le web (snw) pour l'année 2025-2026

- Création des épreuves attachées aux nouveaux enseignements de l'année et des règles de calculs afférentes, mise à jour des épreuves préexistantes
- Paramétrage du service SNW dans Apogée pour l'année, le semestre, la session :
- Affectation des périodes par centre de traitement
- Affectation des correcteurs par épreuve (et éventuellement des groupes associés à chaque correcteur)
- Réalisation de test sur l'accessibilité des épreuves dans l'interface SNW
- Assistance des utilisateurs tout au long de la campagne de saisie des notes.

APPUI a la planification des enseignements et a la mise a jour de l'OFFRE de formation

- En lien avec les deux agents en charge des emplois du temps et des salles, participer si besoin à la planification des cours semestriels,
- En lien avec l'agent chargé des applications de scolarité, participer à des actions ponctuelles dans Apogée
- D'une manière générale, sous la direction de la responsable du Pôle, participer à l'élaboration et diffusion de procédures, et d'une base de connaissances sur les bonnes pratiques et les usages des applications de scolarité. Recenser les erreurs connues et être actif dans le processus de fiabilisation des données dans Hyperplanning, SNW, Apogée et PC/SCOL-Pégase.

COMMUNICATION

- Mettre en ligne les plannings des examens et les éventuelles modifications
- Transmettre les changements et absences aux secrétariats pédagogiques
- Informer la communauté universitaire du planning