Responsable Administratif H/F - 75

Implanté sur les sites Parisien et Meudonnais de l'Observatoire de Paris ainsi que le campus de Jussieu de Sorbonne Université, le Laboratoire d'étude de l'Univers et des phénomènes eXtrêmes (LUX) est une Unité Mixte de Recherches de l'Observatoire de Paris, du CNRS et Sorbonne Université. Il compte environ 120 personnes (~ 55 chercheurs, ~ 27 ITA/BIATSS, ~ 25 doctorants, ~ 10 post-doctorants).

Son budget annuel est de 2,2 M€ environ, réparti entre 700 K€ gérés par l'Observatoire de Paris, 1,6 M€ gérés par le CNRS et 20 K€ par Sorbonne Université.

Placé(e) sous l'autorité du directeur du laboratoire, vous serez responsable de l'équipe administrative composée de 5 personnes, et ferez partie intégrante de l'équipe de direction.Missions principales :

Le responsable administratif H/F de l'Unité Mixte de Recherche (UMR) assure le pilotage administratif (finances, ressources humaines, partenariats) de cette unité de recherche dans un environnement multi-tutelles. Il/elle conseille le Directeur de l'unité dans ses fonctions et assure l'organisation et la coordination du pôle administratif, comprenant des activités financières et en lien avec les ressources humaines. Il/elle est un interlocuteur essentiel des services centraux pour le suivi des ressources du laboratoire.

Activités principales :

- Encadrer et animer le pôle administratif, composée de 6 agents, dans un souci permanent de cohésion, d'efficience et d'évolution du service
- Conseiller la direction et de la représenter auprès des partenaires internes et externes et des tutelles
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution, et en faire le suivi et l'optimisation
- Concevoir et mettre en place des indicateurs de pilotage et d'aide à la décision, permettant de fiabiliser les tableaux de bord du laboratoire
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives et juridiques des trois tutelles.
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens du laboratoire
- Mettre en oeuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
- Organiser la mise en place, le suivi et la justification des contrats et des conventions de recherche du laboratoire (environ 35 contrats).
- Élaborer et rédiger des notes d'information, des comptes rendus de réunion, des documents de synthèse
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs