Gestionnaire des Palmes Academiques H/F - 75

Le Bureau des Cabinets :

Structure d'appui au fonctionnement des cabinets ministériels. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes, Avenue de France). Ses missions couvrent notamment :

la gestion des correspondances officielles ;
le suivi des publications réglementaires ;
le traitement des questions parlementaires ;
l'attribution des distinctions honorifiques ;
la gestion des ressources humaines des cabinets et du bureau des cabinets ;
la logistique des cabinets et du bureau des cabinets (intendance, informatique, accueil, chauffeurs, etc.).

Il participe également aux travaux interministériels liés à la dématérialisation.Affecté(e) au pôle « Palmes académiques » (3 agents), vous prendrez en charge l'ensemble de la procédure des deux promotions annuelles :

· Enregistrement, vérification, instruction et saisie des candidatures ;

· Recherche de renseignements et préparation du conseil de l'ordre ;

· Etablissement de statistiques sur la promotion;

· Rédaction et envoi de courriers et instructions ;

· Réponses aux demandes d'information.

La gestion de l'ordre des Palmes académiques s'effectue exclusivement à l'aide d'une application informatique dédiée (HARMONIE) qui constitue également une interface avec les rectorats. Elle comprend en outre une part consacrée à l'instruction complète des dossiers proposés sur le contingent du ministre.

Elle comporte une part de tâches matérielles telles que des contrôles visuels sur écran et sur dossiers papier, la relecture des projets de décret, l'archivage, l'apposition du timbre sec sur chaque diplôme..., concernant environ 6 000 dossiers par an.

Il est également procédé à une analyse statistique et qualitative des promotions qui nécessite une bonne connaissance d'Excel (tableaux, graphiques...).

Par ailleurs, dans le cadre de l'instruction des dossiers, le/la gestionnaire travaille quotidiennement en liaison avec les responsables des distinctions honorifiques des académies, des préfectures et des autres ministères (téléphone, mail...).

Outils et méthodes de travail :

· Utilisation de l'application dédiée HARMONIE, interface avec les rectorats ;

· Instruction complète des dossiers relevant du contingent ministériel ;

· Traitements matériels : contrôles, relectures de projets de décret, archivage, apposition de timbre sec sur diplômes (~6 000 dossiers/an).

Analyses et suivi :

· Exploitation statistique et qualitative des promotions (Excel, TCD, graphiques) ;

· Échanges quotidiens avec rectorats, préfectures et autres ministères (téléphone, courriel).

Dans le cadre de l'instruction des dossiers, vous travaillerez quotidiennement en liaison avec les responsables des distinctions honorifiques des académies, des préfectures et des autres ministères (téléphone, mail...).