Gestionnaire de Plannings H/F - 75

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Le Pôle délégué Exploitation-Maintenance-Logistique Odéon Saint-Germain (Pôle OSG) fait partie de la Direction Déléguée Patrimoine, Immobilier, Logistique, Environnement, Prévention et Sécurité (DGD PILEPS) de l'Université Paris Cité (UPCité).

Il regroupe 2 des sites de l'Université Paris Cité (UPCité) : le site Odéon, siège d'UPCité, le site du Campus SaintGermain-des-Prés (CSGP).

Sous l'autorité de la DGD et en concertation avec les pôles métiers de la PILEPS, le Pôle OSG assure la mise en oeuvre de la politique de l'Université sur les sites du Pôle, dans les domaines techniques, logistiques et transverses. Il est notamment en charge de l'organisation logistique et générale (assistance à l'enseignement, gestion des plannings et valorisation des locaux, nettoyage, gestion des déménagements, services divers aux usagers...), la politique bâtimentaire (entretien et maintenance, grands projets immobiliers, restructuration et aménagement des locaux ...), la sécurité et la sûreté.

Les cellules Immobilière, Logistique et Sûreté-Sécurité sont les 3 grands services du Pôle, sous l'autorité de sa directrice.RÉSUMÉ DU POSTE

Le gestionnaire de plannings assure l'élaboration des plannings en lien avec les interlocuteurs concernés. En outre, il gère la mise en place des nouveaux outils de gestion des plannings et des locaux dans le cadre d'une politique d'optimisation et de valorisation des locaux, sous la responsabilité hiérarchique directe du responsable du service Cadre de vie.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

- Traitement des demandes de réservations des locaux dans une démarche d'optimisation de la gestion des espaces

- Traitement des demandes d'espaces pour l'événementiel en coordination avec le service dédié

- Mise en place et gestion des plannings, en coordination avec les responsables pédagogiques et de planning des composantes et des services communs, ainsi que le pôle logistique du Campus Saint-Germain-des-Prés

- Mise en place d'un nouvel outil de gestion des locaux

- Gestion de l'occupation du parking et des demandes ponctuelles

- Extractions de données et tenues de statistiques

- Mise à jour des bases de données dédiées à la gestion du service (fichiers des espaces pédagogiques,

fichiers d'occupation des locaux par les structures hébergées et autres bases de données)

- Participation à des réunions de travail en lien direct avec l'activité du service

- Saisie, mise en forme des documents divers (courriers, rapports, ...), les reproduire et les diffuser

- Retranscription des informations orales à l'écrit

- Suivi de dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés

- Traitement et diffusion des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service

- Application des procédures dans son domaine d'activité

- Classement et archivages des documents