Assistant H/F - 75

Mission principale

Assurer un soutien administratif, organisationnel et logistique à la Déléguée générale et au bureau de l'Unsfa pour optimiser leur efficacité et faciliter leur prise de décision.

Missions spécifiques :

1. Appui à l'organisation technique des réunions statutaires

Assemblées Générales (AG)

Préparation et envoi des ordres du jour, convocation des participants, relecture et mise en page des rapports (activité, moral), extraction des données pour support PPT (deux AG/an).

Réunions du Bureau National (BNU)

Préparation et envoi des ordres du jour, convocation des participants, rédaction des comptes-rendus (2 BNU/mois).

Réunions du Conseil National (CNU)

Préparation et envoi des ordres du jour, mise à jour de la base de données, convocation des participants, rédaction des comptes-rendus (1 CNU/2mois).

Réunions des Comités Techniques Paritaires (CTP)

Convocations, mandatements, phoning si nécessaire.

2. Appui à l'organisation logistique des événements

Congrès annuel

Invitations institutionnelles, aide à la commercialisation des stands ; recherche de candidats, tri et réception des candidatures aux prix (Ecca, PPC, RAC), recherche d'intervenants (écoles d'architecture), harmonisation des PPT, suivi satisfaction.

Voeux annuels

Mise à jour du listing (présidents locaux), recherche de devis, publipostage.

Webinaires

Invitations et relances, mise en place technique.

3. Gestion administrative quotidienne

Transmission et suivi du courrier.

Accueil téléphonique et prise de rendez-vous, suivi des agendas, recherche de devis.

Suivi des travaux ponctuels

Mise à jour des listings (adhérents, présidents locaux), envoi de courriers.

Maintenance de l'extranet.

Accueil des visiteurs et partenaires.

Soutien administratif ponctuel.

Mise à jour du tableau des mandatés dans les différentes organisations partenaires.

Mise à jour du guide des procédures.

Accompagnement de la direction.

Compétences et qualités requises

Bac +2/3 en secrétariat, gestion, administration ou équivalent.

Minimum 3 ans d'expérience en tant qu'Assistant de direction ou dans un poste similaire.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ; si possible des outils d'envoi mailings.

Rigueur et organisation, capacité à gérer les priorités.

Connaissance des techniques de rédaction et de mise en page.

Autonomie et proactivité.

Expérience en gestion administrative et logistique.

Sens du relationnel, discrétion et diplomatie.

Capacité à gérer des bases de données.

Adaptabilité et polyvalence.

Conditions de travail

- Horaires : CDI 35 heures (9h-13h, 14h-17h)
- Déplacements : très ponctuels (2 par an)
- Avantages : tickets restaurant (10 euros), mutuelle.

L'Unsfa, l'Union des Architectes, est la première organisation représentative des architectes avec une quarantaine de syndicats locaux répartis sur l'ensemble du territoire. Elle a pour vocation de valoriser et de promouvoir le rôle des architectes, de défendre leurs intérêts, de participer à l'évolution des métiers et s'implique concrètement sur les grands enjeux et l'avenir de notre profession.

Plus d'informations sur www.unsfa.fr et www.congresdesarchis.com