Gestionnaire des Membres et des Citoyens au Sein du Bureau d'Accueil des Membres Bam H/F - 75

Au sein de la direction administrative et financière, et sous l'autorité du directeur administratif et financier ainsi que de son adjoint, la personne recrutée rejoindra l'équipe du bureau d'accueil des membres (BAM) et participera à ses missions.

Les postes du BAM comprennent une forte dimension interpersonnelle avec les membres et les citoyens. Le BAM participe de l'image du CESE auprès des membres et des citoyens.

L'activité du BAM connaît des périodes de pic d'activité en début d'année (janvier/février) au moment de l'apurement de l'indemnité représentative (IRF) de frais de n-1, lors des conventions citoyennes ou dispositifs équivalents (accueil et gestion dossiers et des frais des citoyens) et lors du renouvellement du mandat (le prochain étant prévu en avril 2026).

Des enjeux en termes de discrétion professionnelle vis-à-vis des membres et de rigueur dans la confection des tableaux de suivi (suivi des dépenses liées à l'IRF, suivi du présentéisme, suivi des factures) sont à souligner en particulier.

Missions et activités du BAM

Les tâches du BAM, auxquelles le/la Gestionnaire des membres et des citoyens sera amené(e) à contribuer, recouvrent les missions suivantes:

Constitution des dossiers des membres au renouvellement du mandat et au fur et à mesure des entrées et sorties. Tenue à jour des trombinoscopes (groupes, formations, bureau). Mise à jour des informations dans Virtualia et Eudonet.

Accompagnement au quotidien des membres sur toutes les questions relatives aux aspects administratifs et financiers (perte de badge, questions IRF et présentéisme, déplacements, prise en compte particularités...). Accueil physique du mardi au jeudi.

IRF:
Suivi des frais de mandat relevant de l'IRF et des frais hors IRF (remboursement des frais kilométriques notamment, entre le domicile et la gare la plus proche).
Apurement annuel de l'IRF et apurement ponctuel au fur et à mesure des départs. Suivi des dossiers complexes et accompagnement personnalisé des membres concernés.
Traitement de l'allocation inflation hôtellerie Paris.

Citoyens:
Constitution administrative des dossiers.
Traitement des frais relatifs aux citoyens (saisines avec participation citoyenne, conventions citoyennes ou dispositifs équivalents).
Gestion des besoins en matière de déplacement et d'hébergement en lien avec Havas.

Présentéisme:
Saisie des présences en plénière.
Saisie de l'ensemble des excuses.
Edition des états pour le suivi trimestriel, les indicateurs de performance et à la demande des membres ou des groupes.

Déplacements:
Suivi du contrat Havas.
Gestion des pass navigo des membres (souscription, renouvellement, perte pass).
Vérification et traitement des factures.
Coordination avec les services des besoins en matière de déplacement, notamment pour les citoyens.