Dmates Sdapes Mra - Assistante de Direction au Sein de la Sdapes - F - M H/F - 75

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales
Assurer le secrétariat partagé auprès:
de la cheffe de la mission recrutement et accompagnement (MRA);
et du délégué à la mobilité et aux carrières aux emplois de direction de l'administration territoriale de l'Etat (DMC DATE).
Ses missions portent sur:
l'aide à l'organisation du travail, la tenue des agendas et parafeurs (RDV, préparation des dossiers et parafeurs, organisation des déplacements et des réunions), la mise à jour des listes de diffusion et la publication des actualités du bureau ;
la prise en charge des aspects logistiques des évènements organisés (invitations, réservations de salles, visioconférences,accueil des candidats et organisations des auditions);
l'accueil téléphonique et physique (environ 300 entretiens par an, CV et compte rendu d'entretien à enregistrer) et gestion des courrielsde la boite fonctionnelle ;
la mise en forme de notes et courriers;
le suivi des comptes rendus d'entretien;
la mise à jour et suivi du vivier de candidats;
la communication d'une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
la participation avec l'ensemble de l'équipe aux missions d'accompagnements (lancement des courriels d'accompagnement) et de formations des hauts fonctionnaires(mise en forme, diffusion des appels à manifestations d'intérêts) ;
la gestion des fournitures, interface avec les fonctions supports(service informatique notamment).