Dicom Assistante de Direction du Secrétariat Mutualisé de la Dicom H/F - 75

Groupe RIFSEEP : Groupe 3

Votre activité principale

Affecté(e) au secrétariat mutualisé de la DICOM, vous êtes placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la(e) responsable du secrétariat mutualisé qui vous sollicite chaque fois que nécessaire, sur les missions suivantes :
-Gestion de l'agenda,
-Organisation de réunions du délégué et de son adjoint et l'accueil de leurs interlocuteurs.
-Création d'ordres de mission pour les déplacements du délégué et de son adjoint,
-Réservations d'hôtels de trains ou d'avions.
-constitution de dossiers à la demande du délégué, et de son adjoint.
-Archivage des documents.
-Rédaction de comptes rendus de réunions (CODIR), de notes et correspondances.
-Commande et la réception de petits déjeuners.
-Enregistrement du courrier (arrivée-départ) sous MARRCH.
-Accueil des contacts téléphoniques.
-Prise en charge (poste de garde) et l'accueil des visiteurs en l'absence de l'agent.
-Relève et le dépôt du courrier en l'absence de l'agent chargé du courrier.
-Gestion de la messagerie électronique du délégué, de son adjoint.
-Réservations de salles sur l'intranet pour l'ensemble des services de la Dicom.
-Réservation des visioconférences pour les réunions de la direction.

Le secrétariat mutualisé de la DICOM constitue le lien entre la DICOM et ses interlocuteurs : cabinets des ministres, directions, services, correspondants externes et internes et qui regroupe les secrétariats de direction.