Assistant Administratif & Pédagogique H/F - 75

Ionis School of Technology and Management est une école qui forme des experts à double compétence dans les Biotechnologies, l'Energie, l'Informatique et le Digital, grâce à une offre de formations intégrées sur le plan technique et managérial. Elle est destinée aux étudiants, de niveau Bac +2 à Bac +8, souhaitant poursuivre ou compléter leur formation initiale et obtenir les compétences professionnelles et métiers indispensables pour intégrer le marché du travail à un niveau de cadre.- Missions globales
- Support à la direction, à la pédagogie et aux admissions
- Accueil, appels téléphoniques, prises de rendez-vous auprès des :
étudiants, intervenants, visiteurs, candidats...,
- Lancement de certains cours,
- Suivi de devis, prises de commandes, ...
- Traitement et suivi des questions liées à la qualité et au règlementaire :
Qualiopi
- Stages/alternance et relations entreprises
- Réception et vérification des demandes, transmission aux responsables pédagogiques,
- Mise en place et suivi des contrats d'alternance (professionnalisation et apprentissage),
- Elaboration des conventions de stage, édition et envoi des documents aux parties prenantes,
- Préparation et organisation du/des forum(s) entreprises,
- Envoi des CV books
- Facilitation des partenariats avec les entreprises
- Travail sur les enquêtes
- Suivi de la facturation et de la paie des intervenants pédagogiques
- Edition des contrats et des bons de commande pour les interventions,
- Centralisation, vérification et archivage des factures,
- Transmission des factures au service comptable pour mise en
paiement et pointage des heures effectuées par chaque intervenant
- Transmission des contrats et éléments de paie des intervenants à la
comptabilité
- Traitement des réclamations des intervenants
- Suivi des étudiants :
- Préparation des rentrées et entretiens administratifs,
- Envoi des courriers, attestations, certificats et bulletins de notes ...,
- Assurer le lancement des cours, projets et événements pédagogiques,
- Suivi de l'émargement et suivi des présences, absences et retards ...,
- Saisie des notes, préparation de jury...,
- Suivi et gestion de la VAE
- Gestion des réinscriptions
- Gestion des inscriptions aux activités annexes (sportives, etc.)
- Soutien à la vie étudiante et associative
- Suivi de la qualité :
- Suivi general de la qualité
- Organisation de la preparation aux audits Qualiopi
- Réponses aux enquêtes administratives et traitement des contraintes règlementaires
- Suivi administratif des intervenants
- Complétion et suivi des dossiers administratifs des intervenants
- Enregistrement au rectorat des intervenants