Office Manager Junior Bilingue Fr-Uk en Cabinet d'Avocat H/F - Ascalium

Créé en 2008, le Groupe Ascalium est un acteur global du recrutement spécialisé dans le placement de freelances (#WeAreFreelance) et le portage salarial (#WeArePortage).

En 16 ans, plus de 5 000 consultants ont fait confiance au groupe et près de 100 clients ont été satisfaits.

Ascalium accompagne également ses clients dans leur recherche de compétences en CDI.ASCALIUM, spécialiste du recrutement pour les cabinets d'avocats, recrute un-e Office Manager bilingue dans le cadre d'une création de poste à Paris 17ème.

Présentation du cabinet

Notre client est un cabinet d'avocats à taille humaine, composée d'un associé, quatre collaboratrices et trois juristes, intervenant en droit pénal international

Mission principale

L'Office Manager/PA assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique du cabinet. Il ou elle veille au bon fonctionnement quotidien de la structure et garantit un environnement de travail optimal pour l'associé et l'ensemble des collaborateurs.

Responsabilités et activités

Gestion financière et budgétaire

- Suivi de la facturation clients en lien avec les avocats
- Gestion des notes de frais
- Suivi des paiements fournisseurs
- Appui à la comptabilité courante et relations avec l'expert-comptable

Gestion administrative

- Supervision de l'accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Tri, classement, archivage des dossiers
- Organisation et suivi des agendas
- Coordination des déplacements professionnels et organisation des réunions
- Gestion des fournitures de bureau et des commandes

Profil recherché

Formation

- Formation supérieure (Bac +3 minimum) en gestion, administration ou management
- Une formation juridique est un plus

Expérience

- Expérience significative de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire
- Idéalement dans un cabinet d'avocats, une étude notariale ou un environnement professionnel exigeant

Compétences techniques

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel)
- Connaissance des logiciels de gestion (Zlawyer, Clockify, Notion)
- Maîtrise des outils de communication digitale
- Anglais professionnel

Qualités personnelles

- Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à prioriser
- Autonomie : capacité à prendre des initiatives et à gérer les imprévus
- Diplomatie : excellentes qualités relationnelles et de communication
- Réactivité : capacité d'adaptation et gestion du stress
- Sens de l'anticipation : force de proposition pour améliorer les processus

• Droit
• Notes de frais
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Compétences administratives
• Facturation
• Traitement du courrier