Gestionnaire des Stages Scolarité H/F - 75

L'UFR de médecine de la Faculté de Santé d'Université Paris Cité, issue de la fusion des UFR de médecine Paris Centre et Paris Nord comprend environ 1 400 enseignants-chercheurs (essentiellement hospitalo-universitaires) et 500 BIATSS. Environ 25 000 étudiants y sont inscrits et la recherche conduite dans ses unités de recherche représente près de 25% du potentiel de recherche de l'Inserm. Elle est répartie sur six sites principaux, Bichat, Cochin, les Cordeliers, Necker, Saint-Louis et Villemin. Placée sous la responsabilité d'un directeur d'UFR, Doyen, elle comprend une direction administrative et un ensemble de services administratifs et techniques. La définition d'une organisation pérenne est effectuée en concertation, dans le cadre de la construction de l'ensemble de l'université. Dans ce contexte de fort développement et d'évolution réglementaire importante, les postes administratifs et de recherche au sein de l'UFR de médecine sont en soutien aux orientations stratégiques de la Direction - fortement impactées par des projets d'ampleur Fusion d'UFR, refonte de la pédagogie, Campus Nord, simulation en santé iLumens Diderot, au service de la communauté étudiante, d'enseignement et de recherche

Description du poste

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels/services) et externes (usagers) Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en médecine Organiser les campagnes de choix de stage en présentiel ou paramétrer leurs équivalents sur les outils dématérialisés Organiser les affectations de stage avec la collaboration et l'appui de personnels hospitalo-universitaires (chef de service, chef de clinique assistant, professeur hospitalo-universitaire, secrétaire universitaire, médicale...) Accompagner, former les utilisateurs (étudiants et enseignants-évaluateurs) à la prise en main des outils Assurer les rappels d'évaluation et de validation de stage auprès des encadrants Gérer les conventions de stage Rendre compte et élaborer des processus de suivi. Contribuer au fonctionnement du circuit de l'affectation, à la mise en stage des étudiants et assurer leur suivi Valider les affectations dans les outils et se charger des notifications aux étudiants Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en Activités annexes commune au service de Scolarité comme la surveillance des examens en cas de nécessité Assurer l'interface avec le Service des Relations Internationales pour les stages des étudiants étrangers au sein de l'UFR et des étudiants de l'UFR au sein d'établissements étrangers Gérer les demandes de stages INTER-CHU
Descriptif du profil recherché

Conditions particulières d'exercice
Maitriser des logiciels Apogée, Word, Excel
Connaissances

Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement de l'Université Analyser, appliquer et faire appliquer les textes réglementaires Être rigoureux dans l'organisation du travail Maîtriser les outils informatiques de bureautique (WORD, EXCEL) et spécifiques à un service de scolarité

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
Savoir travailler en autonomie, tout en rendant compte au responsable du

service Savoir travailler en équipe Être disponible Savoir apprécier des situations sensibles Faire preuve de réactivité Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles Savoir gérer son activité dans le respect du calendrier universitaire
Savoir-être - Compétences comportementales
Excellent relationnel Autonomie Organisation et Rigueur Sens de l'accueil et du service public

Niveau de diplôme souhaité
Niveau III Bac +2