Assistant de Direction Sd4 - Sd7 H/F - 75

Au sein de secrétariat mutualisé des sous-directions SD4 et SD7, vous êtes en charge de l'assistance de deux sous-directions, en équipe avec une autre assistante. Vous êtes rattaché(e) à deux sous-directeurs.

Vous assurez plusieurs rôles :

1/ Accueil et d'aiguillage des agents et des invités :

- accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction ;

- accueil des nouveaux(velles) arrivant(e) ;

- filtrage et transfert des appels téléphoniques.

2/ Transmission de connaissance et de relais d'information :

- formation/pédagogie sur certains outils métiers (principalement notre outil de gestion documentaire / parapheur électronique Siged+) ;

- transmission et suivi des dossiers formalisés ;

- enregistrement et distribution des courriers quotidiennement collectés par le BDOAC ;

- capitalisation des connaissances : centralisation des fiches établies par les agents partants.

3/ Organisation et préparation des réunions pour l'encadrement des deux sous-directions :
- impression et consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à la Directrice du budget par les deux sous-directeurs, leurs deux adjoints et les six chef(fe)s de bureau ;

- préparation des réunions ;

- bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes rendus).

4/ Archivage et de classement :

- distribuer, classer et archiver les courriers et documents.

5/ Gestion pro-active d'agenda :
- organiser les agendas en lien étroit avec les sous-directrices, dans un soucis d'optimisation de leurs déplacements, et de facilitation générale de leur travail.

6/ Rôle de relecture :

- constitution, suivi et contrôle des dossiers dématérialisés (notes, etc.) / vérification et mise en forme des documents sur demande des sous-directeurs, leurs deux adjoints et des six chef(fe)s de bureau.

7/ Rôle de relais RH :
- être le relais du BRH pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiques variées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.) ;

- suivre les présences et les congés : les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leurs responsabilité, la gestion des congés de leurs de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s de programmer leurs prévisions de congés.