Assistant Administratif des Programmes Internationaux H/F - 75

GRANDE ÉCOLE D'INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE

Membre du Groupe IONIS, l'EPITA est une Grande École d'ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d'être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

L'école est ouverte à tous les profils qui recherchent l'excellence, en 3 ans (experts, Bachelors) comme en 5 ans (cycle ingénieur). Elle développe depuis 1984 une approche pédagogique inédite qui associe la pratique, la recherche et l'innovation. Présente sur cinq campus en France, elle est par nature ouverte à l'international, à la recherche et à l'entrepreneuriat.

Ses étudiants apportent chaque jour des réponses innovantes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociaux de demain. Avec 8 500 diplômés dans plus de 2 000 entreprises, l'EPITA offre des opportunités de carrière sans frontières.Nous recherchons pour l'EPITA basée au Kremlin-Bicêtre, un Assistant Administratif des Programmes Internationaux.

Rattaché au département des Programmes Internationaux et sous l'autorité hiérarchique directe du Directeur du département, l'assistant assiste un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion de leurs activités et assurer la gestion administrative et relationnelle des étudiants des programmes internationaux.

En liaison avec le Directeur du département, l'assistant(e) accueil étudiants internationaux assure notamment, et sans que cette liste prétende à l'exhaustivité, les activités principales suivantes :

- Assurer l'accueil et l'accompagnement physique et téléphonique quotidien des étudiants internationaux afin de répondre à toutes les demandes liées aux démarches administratives pour l'intégration en France, (CAF, sécurité sociale, compte bancaire, CVEC, VISA ...).
- Assurer la gestion des logements proposés aux étudiants internationaux dans le cadre de leurs séjours en France dans les aspects administratifs, et logistiques :
Accompagnement des étudiants dans le choix et la réservation de leurs logements à l'aide d'un système de gestion en ligne (préparation des contrats, états des lieux, quittances de loyers, inscription et suivi CAF, suivi des paiements des loyers, suivi quotidien de la bonne tenue des logements étudiants, etc.), mise à jour des dossiers descriptifs des logements.
- Contribuer à l'établissement des réseaux des propriétaires pour les nouveaux logements et maintenir la relation avec eux.
- Organiser les demandes de récupération à l'aéroport à l'arrivée des étudiants (réservation de taxis).
- Aider l'équipe à gérer la scolarité des Programmes Internationaux (attestations, examens, notes, bulletins, etc.).
- Proposer des RDV individuels avec les étudiants qui en éprouvent un besoin de suivi individuel.
- Participer à l'organisation de la rentrée scolaire : Préparation des Welcome Pack, organisation logistique, présentations aux étudiants et animation des ateliers administratifs lors de la Welcome Week.
- Collecter et archiver les informations et documents administratifs des étudiants internationaux (Dossiers d'inscription, VISA, CVEC, sécurité sociale, coordonnées en France).
- Participer à l'organisation et au déroulement d'évènements extra-scolaires d'intégration pour les étudiants en Programmes Internationaux (week-end d'intégration, sorties culturelles, soirée de fin de semestre/année)
- Tâches administratives diverses