Assistant de Sous-Direction H/F - 75

Les fonctions d'assistance couvrent le périmètre des sous-directions SAFI1 et SAFI2. Afin de garantir le maintien du bon fonctionnement du service, l'assistante des deux sous-directions du SAFI et l'assistante du chef de service s'organisent, sous l'autorité du responsable du BAT, pour assurer la continuité du service rendu pour les sous-directions et le service, notamment en cas d'absence ou d'empêchement.
Le poste couvre des missions d'assistance de direction :
- assurer l'activité du secrétariat des sous-directeurs SAFI1 et SAFI2 et de leurs structures ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et les orienter ;
- gérer les prises de rendez-vous et optimiser les agendas des sous-directeurs ;
- organiser des réunions internes et externes en lien avec les équipes métier du SAFI (convocations, ordre du jour, préparation des dossiers et travaux de reprographie, logistique...) ;
- assurer la mise en forme des notes et documents sous-directionnels ;
- garantir l'enregistrement des notes et documents dans le SI EPARAF ;
- faire la relève du courrier, enregistrer dans l'application interne de gestion de dossiers et diffuser le courrier (postal et dématérialisé) ;
- organiser et gérer le classement et l'archivage des documents sous-directionnels, notamment sur les serveurs respectifs des deux sous-directions SAFI1 et SAFI2.
Le poste couvre également des missions spécifiques :
- constituer des dossiers réalisés au cours des différentes phases des processus budgétaires : programmation budgétaire, comptes rendus de gestion, questions parlementaires, dossiers ministres constitués pour les débats relatifs aux lois de finances et aux lois de règlement ;
- participer à diverses tâches de gestion de proximité en lien avec le responsable BAT pour l'ensemble du SAFI : organiser et suivre les déplacements professionnels, commander les fournitures et le petit matériel de bureau, commander la signalétique de porte des nouveaux arrivants et les clefs ;
- participer au développement de la communication au sein du SAFI.